La capacità di concludere affari è vitale per qualsiasi startup. Convertire le vendite in flusso di cassa è altrettanto essenziale, anche se la maggior parte degli imprenditori spesso lo sottovaluta.
La riscossione rapida ed efficiente dei pagamenti dei clienti è un aspetto fondamentale della contabilità di avvio che ogni imprenditore dovrebbe imparare. Sarebbe utile se non aspettassi fino a quando non avrai esaurito i tuoi ultimi dollari prima di contattare i tuoi clienti in merito ai pagamenti scaduti.
Le strategie più efficaci per la gestione dei crediti commerciali includono quelle che riducono in modo proattivo il tempo e l'energia spesi per riscuotere i pagamenti, accelerano la conversione delle vendite in contanti e garantiscono eccellenti relazioni con i clienti.
Questo articolo discuterà della gestione adeguata dei crediti per le startup e di tutto ciò che dovresti sapere.
Gli obblighi dei gestori finanziari
La gestione complessiva dell'investimento dei crediti è sotto il controllo operativo del direttore finanziario. Questo individuo deve essere attivamente coinvolto in:
- Controllo del sistema creditizio.
- Contribuire a formulare le politiche creditizie più efficaci dell'azienda ai più alti livelli di gestione.
- Approvazione delle richieste di credito in base a criteri stabiliti.
- Accelerare il tasso di conversione dei crediti in contanti attraverso l'attuazione di una rigorosa procedura di incasso.
- Stabilire un equilibrio tra il costo di un aumento degli investimenti in crediti e i profitti aggiuntivi generati da maggiori volumi di vendita.
Considerazioni chiave nella gestione dei conti clienti per le startup
Evitare che i crediti diventino ingestibili è una preoccupazione significativa per le nuove imprese. Può richiedere tempo e fatica tenere sotto controllo le fatture clienti scadute su molti account.
I ritardi nei pagamenti possono gravare sul flusso di cassa, costringendo gli imprenditori ad assumere finanziamenti basati sul debito per mantenere a galla le operazioni, il che rappresenta un grosso problema per le startup, che fanno affidamento su una struttura snella ma resiliente.
Domande importanti da porre prima di scegliere soluzioni IT commerciali per la tua aziendaL'obbligo del responsabile finanziario nella gestione dei crediti richiederà un'attenta attenzione ai seguenti componenti.
Politica creditizia
L’impresa deve riflettere con cautela su come gestirà il credito. Le decisioni sulla politica creditizia includeranno criteri di prestito, modalità di pagamento e strategie di recupero crediti. L'intento è quello di coprire il periodo di riscossione, lo sconto di cassa e altre questioni.
La politica creditizia richiederà di sviluppare un compromesso rischio-rendimento tra i guadagni sulle vendite extra derivanti dall’estensione del credito e il costo di sostenere perdite su crediti inesigibili. In alternativa, la startup può valutare il vantaggio economico dell’investimento in crediti commerciali rispetto al rendimento previsto.
In genere, è possibile esprimere i periodi di credito in “giorni netti”. Ad esempio, se i termini di credito di un'azienda sono “netti 30”, i clienti sono tenuti a rimettere i propri impegni di credito entro 30 giorni.
Inoltre, la politica di sconto di cassa specifica il tasso di sconto di cassa, il periodo di sconto di cassa e il periodo di pagamento netto.
I termini del credito potrebbero essere "5/30 netti 90", ad esempio. Ciò implica che se un cliente paga entro i primi 30 giorni, riceverà uno sconto del 5%; in caso contrario avrà tempo fino al termine del periodo di grazia di 90 giorni per pagare.
Controllo sui crediti
Il direttore finanziario è responsabile di tenere sotto controllo i debitori dell'azienda e di decidere una strategia efficace per la riscossione dei pagamenti scaduti. Essa comporta sia la formulazione delle procedure di recupero crediti, sia la loro successiva attuazione.
Il mantenimento e la gestione dei crediti comporterà le seguenti spese:
- Una parte delle risorse dell'azienda è nei crediti, quindi sarà necessaria un'iniezione di liquidità.
Ciò si tradurrà in spese sotto forma di interessi sul denaro preso in prestito o di costi opportunità sul proprio denaro.
- Le spese amministrative consistono nella contabilità, nel monitoraggio del credito e molto altro.
- Spese di riscossione.
- Spese di mora.
Revisione interna dei conti clienti
Le migliori pratiche nella contabilità delle nuove imprese hanno una cosa in comune. Le routine positive deriveranno dal monitoraggio continuo.
Assegna del tempo ogni mese per analizzare l'invecchiamento dei tuoi crediti, un rapporto che presenta i tuoi crediti in base a quanto tempo un cliente ha una fattura non pagata. Non coinvolgere solo il personale contabile; coinvolgere responsabili delle vendite o rappresentanti che lavorano direttamente con i clienti.
Lettere di onboarding finanziario per nuovi clienti
La costruzione del rapporto con il contatto finanziario del cliente è fondamentale. Una richiesta di pagamento "mostrami i soldi" probabilmente non dovrebbe essere la tua prima email. Un’azienda ben gestita dovrebbe garantire che tali scambi siano rari.
Semplificare i pagamenti eviterà al tuo cliente di preoccuparsi di tali problemi e gli consentirà di concentrarsi sulla gestione e sulla crescita della propria attività. Una lettera di onboarding per il dipartimento finanziario è una procedura standard nelle prime fasi del sistema contabile di un'azienda.
Descrivi te stesso e i tuoi metodi di contatto preferiti in caso di problemi ed esprimi il tuo desiderio di collaborare. Chiedi se il cliente utilizza un servizio di pagamento delle fatture online e, in tal caso, offri di iscriverlo immediatamente.
Commissioni per fatture scadute
Le sanzioni per ritardato pagamento non sono una novità per le startup. Le penali per il ritardo possono aiutare a garantire che i clienti effettuino pagamenti puntuali, ma non garantiscono che i clienti pagheranno anticipatamente le loro fatture.
Poiché la maggior parte delle startup invia fatture con termini di pagamento di 30 giorni o più, deve attendere almeno un mese per essere pagata.
SEO per il tuo business: ne vale ancora la pena?Se la tua startup intende imporre una sanzione per ritardato pagamento, devi dichiararlo chiaramente sulle fatture e avvisare i clienti della politica prima di finalizzare qualsiasi vendita. Ciò contribuirà ad evitare potenziali problemi legali in futuro.
Acconti sugli ordini
Le startup possono anche utilizzare gli acconti sugli ordini come metodo di gestione dei crediti. La propensione dei clienti a effettuare pagamenti puntuali può aumentare quando versano un acconto per gli ordini.
Mentre questa pratica riguarda principalmente gli acquisti all'ingrosso, sempre più rivenditori la applicano anche agli acquisti più piccoli. Tuttavia, una politica relativa all’acconto può essere piuttosto divisiva.
La necessità del pagamento anticipato può scoraggiare le vendite e, per lo meno, ripetere gli affari. Gli individui che lo considerano duro possono cercare altrove ciò di cui hanno bisogno.
Le variabili che influenzano la politica creditizia
La politica creditizia di un'azienda è fondamentale per stabilire l'importo e la qualità dei suoi crediti commerciali. La politica creditizia di un'azienda può essere indulgente o rigorosa, a seconda della situazione.
Un’azienda con una politica creditizia indulgente offrirà ai propri clienti termini di pagamento più estesi e standard di credito più flessibili quando acquistano beni a credito.
Al contrario, una società con una politica creditizia rigorosa estenderà il credito solo a un piccolo gruppo di clienti, spesso quelli con un solido background finanziario e una comprovata storia creditizia.
Qualsiasi aumento dei crediti commerciali o un'ulteriore estensione del credito commerciale ai clienti porterà a un aumento delle vendite e alla necessità di maggiori finanziamenti per coprire il maggiore investimento nei crediti commerciali.
Inoltre, aumenteranno i costi delle operazioni di recupero crediti e la probabilità di sofferenze. L'investimento di un'impresa in crediti commerciali dipenderà da diverse variabili, tra cui:
- L'impatto dell'estensione del credito ai clienti sul volume delle vendite di un'azienda.
- Le strategie e le procedure utilizzate dall'azienda per scegliere i clienti creditizi idonei.
- Modelli di pagamento, tendenze e routine dei clienti.
- Le procedure e le linee guida di riscossione dell'azienda.
- Il livello di efficacia operativa della fatturazione e della tenuta dei registri.
- Spese aggiuntive, compresi interessi, spese di riscossione, crediti inesigibili, ecc. La tendenza all'aumento di tali costi ridurrà l'entità degli investimenti in crediti.
Nelle prime fasi di un’attività, stabilire un rapporto con i clienti, concludere le vendite e consegnare i prodotti ha la precedenza.
Spesso, l'imprenditore indossa molteplici ruoli e mette la fatturazione e le riscossioni nel dimenticatoio a favore dell'acquisizione, della soddisfazione e del mantenimento dei clienti.
Tuttavia, avere un buon flusso di cassa è particolarmente importante per una nuova attività che potrebbe non aver ancora stabilito flussi di entrate. Gli imprenditori che riescono a mantenere stabile il flusso di cassa e i debiti sotto controllo hanno maggiori possibilità di vedere prosperare le loro imprese.
Come si identifica un pagatore problematico?
La vendita a credito aiuterà un'azienda ad aumentare le vendite trimestrali e a eliminare le scorte. I clienti, d’altro canto, possono avere accesso all’inventario mentre effettuano i pagamenti in un secondo momento, avendo così maggiore libertà nel modo in cui gestiscono il contante durante i loro cicli aziendali.
Ma come eliminare i clienti problematici per il bene della tua attività? Ricorda che ogni azienda ha diversi clienti che evitano ripetutamente di pagare le bollette.
Alcuni imprenditori sono più indulgenti nei confronti dell’irresponsabilità passata e sono più disposti a ricominciare da capo per paura di perdere clienti.
Tuttavia, se un cliente mostra costantemente un comportamento irrazionale e non rispetta i propri impegni di pagamento, dovresti interrompere il rapporto con lui per fare spazio a clienti più affidabili.
Considerazioni finali
La gestione del flusso di cassa è un aspetto particolarmente impegnativo nella gestione di una startup. Il capitale aziendale deve essere gestito con attenzione e in modo sufficiente per far fronte ai costi operativi senza rimanere bloccato nei crediti.
È un fatto triste che un flusso di cassa inadeguato sia una delle principali cause di fallimento delle startup. Pertanto, è necessario essere proattivi riguardo al flusso di cassa per evitare che diventi una tragedia.
Stabilire criteri e sviluppare una politica creditizia non è sufficiente; è inoltre fondamentale controllare la contabilità clienti. Mantenere relazioni positive con i clienti dovrebbe essere una priorità, riducendo al contempo i crediti inesigibili e mantenendo uno stretto controllo sui crediti.
Si spera che l'articolo abbia risposto a tutte le domande sulla gestione dei conti clienti di avvio.
