Sin dal suo scoppio, il Pandemia del 19 Covid ha sconvolto le imprese e i luoghi di lavoro in tutto il mondo. Mandato lockdown ha portato alla chiusura degli spazi di lavoro fisici, che ha costretto le organizzazioni a promuovere un “modello di lavoro da casa”. Anche il modello di gestione del progetto doveva essere adattato per includere policy relative a più sedi e team remoti.
Gestione remota del progetto è simile alla gestione dei progetti in ufficio, ma presenta alcune restrizioni. Ad esempio, i project manager devono tenere traccia di ogni progetto e metrica delle risorse da una posizione remota.
Inoltre, devono gestire un team remoto e guidarlo verso il raggiungimento degli obiettivi del progetto. Pertanto, ricoprire più ruoli mentre si affronta una crisi in corso può essere estremamente scoraggiante.
Molteplici sfide rendono ardua la gestione dei progetti da remoto. Questo blog evidenzia tutte le sfide che responsabili di progetto che potrebbero dover affrontare durante la gestione di team remoti, insieme ai modi per combatterli.
Ma prima cominciamo con la definizione.
Cosa sono i team di progetto remoti?
Un team di progetto remoto è un gruppo di professionisti che lavorano su un progetto da luoghi e fusi orari diversi. Ad esempio, potrebbe esserci un progetto a Los Angeles, negli Stati Uniti, ma i membri del team possono lavorare da altri stati degli Stati Uniti o anche da paesi diversi contemporaneamente.
Esistono diversi tipi di team remoti in base alla struttura e alle politiche organizzative. Questi sono.
- Team completamente remoti: Come suggerisce il nome, questi team comprendono membri che lavorano ai progetti da remoto.
- Squadre ibride: I team ibridi comprendono un mix di membri, alcuni dei quali lavorano in ufficio e gli altri da sedi remote.
- Squadre flessibili: I membri del team Flex possono venire in ufficio o lavorare da qualsiasi luogo per un certo numero di giorni all'anno.
Ora che la definizione e le tipologie di team di progetto remoti sono chiare, concentriamoci sulle sfide nella gestione dei team remoti.
Sfide della gestione dei progetti con team remoti
In effetti, i team di progetto remoti offrono vari vantaggi alle organizzazioni. Alcuni dei quali sono l’aumento della produttività, la riduzione dei costi, ecc. Ma la gestione di questi team remoti pone sfide specifiche.
Ecco una carrellata delle sfide più comuni della gestione remota dei team di progetto.
Comunicare con un team disperso
La comunicazione è in prima linea nelle sfide che un project manager deve affrontare quando ogni membro del team è disperso oltre confini e fusi orari diversi. Ad esempio, un progetto è in corso a Portland, negli Stati Uniti, e i membri del tuo team si trovano in India.
Dato che questi due paesi hanno fusi orari diversi, trovare l’orario adatto per un incontro può essere complicato. Inoltre, poiché la maggior parte delle comunicazioni sono asincrone, possono richiedere molto tempo e causare potenziali ritardi.
Inoltre, una comunicazione inefficace può anche causare conflitti tra i team e mancato rispetto delle scadenze delle attività. Può anche comportare una vaga comprensione delle responsabilità, degli obiettivi e delle aspettative, ecc.
Monitoraggio della capacità, della disponibilità e dell'utilizzo delle risorse
È conveniente per i manager verificare i progressi delle risorse negli uffici co-ubicati, dove monitorare la loro capacità o utilizzo è relativamente semplice. Tuttavia, tenere traccia di questi attributi può essere difficile quando le persone lavorano in un modello di lavoro remoto.
Ad esempio, supponiamo che ci sia un progetto in cantiere e che tu abbia richiesto al gestore delle risorse un certo numero di risorse.
Senza un adeguato strumento di gestione remota delle risorse, non può avere una visibilità completa di tutte le risorse. A causa della mancanza di aggiornamenti in tempo reale sulle risorse, non può vedere se una determinata persona sta attualmente lavorando a un progetto o è in panchina.
5 suggerimenti per aprire un'attività onlineDi conseguenza, ciò potrebbe portare alla doppia prenotazione delle risorse o all’assunzione di nuove risorse. Il primo causerà un sovrautilizzo, mentre il secondo potrebbe far salire alle stelle il budget del progetto.
Infrastrutture inadeguate per un lavoro a distanza efficace
Un’infrastruttura remota inadeguata è una delle sfide più comuni del lavoro di progetto remoto. Consideriamo l'esempio di un progetto di sviluppo software.
Quando gli sviluppatori lavoravano in ufficio, avevano accesso a Internet ad alta velocità, strutture di sviluppo software moderne e aggiornate, un'adeguata configurazione dell'ufficio, ecc.
Ma quando si lavora da casa, potrebbero esserci problemi con Internet poiché tutti avranno una configurazione domestica. Inoltre, il computer di una risorsa potrebbe bloccarsi durante un lavoro di sviluppo di alto profilo o una teleconferenza critica se non è completamente aggiornato.
Un'infrastruttura inadeguata può anche rappresentare una sfida per i manager poiché potrebbero non avere accesso agli strumenti giusti per collaborare o gestire risorse e progetti.
Mancanza di legame tra i membri del team
Con tutti che lavorano da casa, la solitudine tra i lavoratori a distanza è aumentata. Secondo a Sondaggio Gartner Inc su oltre 5,000 dipendenti, più di un quarto della forza lavoro (29%) ha descritto il lavoro a distanza come deprimente. Le ragioni principali sono la mancanza di interazione umana, lo scarso riconoscimento dei dipendenti, l’eccessivo stress lavorativo, ecc.
La scarsa socializzazione ha anche portato i dipendenti a esaurirsi a causa del carico di lavoro. I membri del team sono confinati nei loro appartamenti e lavorano e non c’è alcuna possibilità di avere una conversazione fisica con nessun altro membro. Ciò ha aumentato lo stress sui lavoratori.
Come per a Sondaggio Deloitte su 1000 dipendenti, il 64% afferma di essere esausto e costantemente stressato a causa del lavoro a distanza. Il burnout estremo può portare a foglie non pianificate o logoramenti improvvisi, riduzione della produttività e delle prestazioni. Ciò, a sua volta, farà deragliare l'avanzamento del progetto e, infine, l'insoddisfazione del cliente.
Migliori pratiche per gestire i team remoti
Ecco una descrizione dettagliata dei modi per eliminare le sfide e gestire in modo efficace i team di progetto remoti.
Investi negli strumenti e nella tecnologia giusti
Per mantenere il progetto sulla buona strada, i manager dovrebbero creare un archivio tecnologico adeguato che incorpori collaborazione, gestione dei progetti, software di gestione delle risorse e altro in base ai requisiti aziendali. Questi strumenti possono aiutare a garantire che il team remoto disponga di una piattaforma centralizzata per coordinare e accedere ai dati relativi al lavoro in tempo reale.
Inoltre, questi strumenti semplificano il processo di gestione del progetto consentendo ai project manager di tenere traccia delle metriche del progetto in tempo reale. Lui/lei può quindi intraprendere azioni correttive prima della curva. In quel momento, può tenere traccia delle risorse e della produttività del team per garantire l'avanzamento del progetto.
Avere una comunicazione virtuale regolare con il team
Poiché tutti lavorano in remoto, la comunicazione virtuale è l'unico modo per collaborare con i membri del team. Con l'aiuto di diversi strumenti di comunicazione digitale, puoi tenere gli incontri necessari con i membri del team. Inoltre, ti aiuterà a esprimere chiaramente gli scopi e gli obiettivi a ogni membro.
Inoltre, puoi evitare conflitti tra team, fornire supporto e feedback individuali e assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Questi strumenti possono essere utilizzati anche come piattaforme di aggiornamento dello stato. Tutti possono aggiornare i propri progressi tramite comunicazione asincrona o sincrona.
Fornire infrastrutture adeguate ai membri remoti
Fornire l'infrastruttura necessaria può aiutare a garantire che i membri del team siano dotati di uffici adeguati.
Ad esempio, se puoi fornire ai laptop da ufficio gli ultimi aggiornamenti software e i dati relativi ai progetti, ciò garantirà che tutti i membri abbiano ciò di cui hanno bisogno. Inoltre, le aziende possono fornire un hotspot Wi-Fi per i viaggiatori abituali o modem e router con un pacchetto di rete 4G/abbonamento mensile.
Per i dipendenti che trascorrono ore prolungate alla scrivania, come programmatori o scrittori, fornire kit per l'home office a tempo pieno aiuta. Questi kit potrebbero includere elementi essenziali come una comoda scrivania, una sedia ergonomica, una lampada da tavolo per evitare l'affaticamento degli occhi, una webcam ad alta risoluzione per riunioni virtuali interattive, ecc.
Pertanto, fornire infrastrutture adeguate e creare un ambiente favorevole al lavoro migliorerà la produttività e l’efficienza dei dipendenti. Inoltre, puoi dotare il team della giusta piattaforma cloud per formare un repository di dati centralizzato. Tutto ciò contribuirà a garantire che il progetto rimanga sulla buona strada.
Organizzare attività di team building virtuale
Attività di team building può essere un ottimo modo per motivare i membri del team. Poiché tutti lavorano da soli, il morale della squadra può peggiorare dopo un po' di tempo. L'implementazione di eventi divertenti può aumentare lo spirito e il coinvolgimento dei dipendenti. In qualità di project manager, dovresti capire che solo i membri altamente motivati daranno il meglio di sé e rimarranno produttivo.
Per garantire ciò, puoi organizzare divertenti incontri virtuali o rompighiaccio prima di ogni riunione. Inoltre, puoi anche organizzare giochi a distanza settimanali, incontri virtuali di caffè, ecc. Migliorerà anche il senso di appartenenza e manterrà il team connesso.
Conclusione
Sia che i membri del team lavorino in remoto o dall’ufficio, i principi per una gestione di progetto di successo sono per lo più gli stessi.
Ma quando gestisci i membri del team da remoto, devi viaggiare ancora di più per mantenerli connessi e garantire l'avanzamento del progetto. In poche parole, come project manager remoto, devi mantenere le tue risorse motivate, aggiornate e coinvolte durante l'intero processo.
Ci auguriamo che queste pratiche ti aiutino a gestire meglio i team remoti e a realizzare progetti con successo.
