I costi del burnout aziendale includono 1.8 trilioni di dollari di perdita di produttività solo negli Stati Uniti – Forbes.
Problemi come il burnout, il disimpegno, ecc. stanno aumentando tra i dipendenti a causa del sovraccarico di lavoro, della mancanza di opportunità migliori, dell’uso improprio del talento e altro ancora. Ciò porta a prestazioni ridotte, tassi di turnover elevati, ritardi nei progetti, redditività ridotta e altro ancora.
La domanda quindi è: come possono le organizzazioni superare questi ostacoli?
Hanno bisogno di massimizzare l’utilizzo delle risorse. Implica l’utilizzo delle risorse in modo efficace ed efficiente per raggiungere gli obiettivi del progetto e gli obiettivi organizzativi. Inoltre, aiuta anche a controllare i superamenti del budget, a garantire una distribuzione uniforme del lavoro, a migliorare la produttività e l’indice di salute generale delle risorse.
Questo articolo descrive i metodi per calcolare le metriche di utilizzo, i modi per migliorare l'utilizzo delle risorse e il modo in cui le organizzazioni possono trarre vantaggio da uno strumento avanzato come SALVATORE.
Cominciamo!
Come calcolare diversi tipi di parametri di utilizzo delle risorse?
L'utilizzo delle risorse è un KPI essenziale che misura la percentuale di tempo che un dipendente dedica ad attività fatturabili o strategiche rispetto alla sua capacità e disponibilità. Aiuta i manager a valutare le risorse sovra/sottoutilizzate e ad adottare misure adeguate.
In genere, le risorse vengono assegnate ad attività fatturabili e non fatturabili come BAU, amministrazione, formazione, ecc. Pertanto, per conoscere il tempo che una risorsa dedica a ciascun lavoro, l'utilizzo delle risorse viene ulteriormente classificato in generale, fatturabile, non fatturabile e strategico.
Ecco come viene calcolato l'utilizzo:
Ad esempio, Steffi è copywriter in un'agenzia pubblicitaria. La sua capacità è di 40 ore settimanali (8 ore * 5 giorni). Dedica 34 ore ad attività fatturabili, 4 ad attività non fatturabili e 2 a lavoro strategico.
Quello di Steffi utilizzo complessivo = (ore totali assegnate/capacità totale) *100
= 40/40 *100= 100%
Utilizzo fatturabile = (ore fatturabili/capacità totale) *100
= 34/40 *100 = 85%
Utilizzo non fatturabile = (ore non fatturabili/capacità totale) *100
= 4/40 *100 = 10%
Utilizzo strategico = (ore strategiche/capacità totale) *100
= 2/40 *100 = 5%
In questo caso Steffi viene utilizzato in modo ottimale, con un tasso del 100%. Se il livello è inferiore al 75%, è sottoutilizzato; se è superiore al 100%, è sovrautilizzato.
Dopo aver discusso il metodo di calcolo dell'utilizzo, vediamo le tecniche per migliorare l'utilizzo delle risorse.
Modi per migliorare l’utilizzo delle risorse sul posto di lavoro
Per migliorare l'utilizzo delle risorse, le organizzazioni possono implementare le seguenti strategie.
Tenere conto della disponibilità delle risorse durante l'allocazione
Prima di assegnare le risorse ai progetti, i manager devono esaminarne la disponibilità per evitare un sovraccarico/sottocarico. Inoltre, i manager devono considerare le ferie, le ferie, il lavoro non fatturabile, ecc. dei dipendenti prima di delegare il lavoro. Ad esempio, uno sviluppatore lavora su un progetto fatturabile per il 40% della sua capacità e per il 20% su un programma di formazione.
Con una visibilità completa sui progetti futuri e sulla pianificazione delle risorse, i manager possono verificare la disponibilità e le competenze di questo sviluppatore e prenotare per un altro progetto. Ciò garantirà un’allocazione competente e un utilizzo ottimale della forza lavoro.
Traccia e monitora regolarmente i livelli di utilizzo delle risorse
Una volta assegnate le risorse progetti, i gestori devono tracciarli e monitorarli periodicamente. Ciò consentirà ai manager di valutare il tempo e l'impegno di ciascun dipendente per completare le proprie attività rispetto alle ore stimate.
Ad esempio, in un progetto di sviluppo software, le ore settimanali stimate per il team di sviluppatori sono 500 ore, ma il tempo effettivo impiegato è di 550 ore. Sulla base della varianza, i manager possono adottare misure proattive per garantire che i progetti siano completati in tempo. Oltre a ciò, possono anche chiedere il motivo della prestazione scadente di una risorsa ed evitare tali casi nel lungo termine.
Gli elementi che ogni sito web B2B deve avereImplementare tecniche di ottimizzazione adeguate
Quando i project manager non sono a conoscenza delle pianificazioni delle risorse, assegnano più attività alle risorse. Il sovraccarico frequente può causare stress eccessivo, burnout e tassi di turnover elevati. Per evitare ciò, i manager dovrebbero implementare adeguate tecniche di ottimizzazione delle risorse come livellamento e livellamento per alleggerire il carico di lavoro.
Ad esempio, se il progetto non è urgente, i manager possono implementare il livellamento delle risorse, regolando le tempistiche in base alla disponibilità delle risorse. Al contrario, per progetti con limiti di tempo, i manager possono sfruttare il livellamento delle risorse e assegnare risorse aggiuntive per ottimizzare le pianificazioni. Ciò garantisce una distribuzione uniforme del carico di lavoro e la realizzazione riuscita dei progetti.
Mobilitare le risorse dalle attività non fatturabili a quelle fatturabili
Quando i dipendenti lavorano costantemente su progetti non fatturabili, le loro prestazioni saranno influenzate negativamente. Ad esempio, a un responsabile marketing senior vengono spesso affidati compiti come preparare proposte di marketing, formare dirigenti junior, riunioni interne, attività amministrative, ecc.
Ciò abbasserà il loro morale poiché le abilità non verranno utilizzate in modo appropriato. Pertanto, i manager devono controllare regolarmente gli orari della forza lavoro e mobilitarla periodicamente verso compiti fatturabili/strategici. In questo modo, le organizzazioni possono migliorare le tariffe fatturabili della forza lavoro e aumentare la produttività e la redditività.
Promuovere il modello di servizi condivisi oltre i confini della matrice
Secondo un sondaggio, l'81% delle aziende ha riscontrato che la produttività è più elevata quando seguono i modelli di servizi condivisi e di outsourcing.
Un modello di servizi condivisi consente alle aziende di massimizzare l’utilizzo delle risorse sfruttando le risorse interdipartimentali per diversi progetti. Per facilitare questo modello, i manager dovrebbero avere una visibilità completa delle informazioni sulle risorse e una visione anticipata dei progetti in corso.
Ciò consente ai manager di identificare le risorse con competenze corrispondenti e programmarle su progetti provenienti da diversi verticali all'interno dell'organizzazione. In questo modo, le organizzazioni possono potenziare la collaborazione interfunzionale, migliorare la produttività e l’efficienza aziendale.
Facilitare la multicompetenza per le risorse, a seconda dei casi
Emerging tecnologie, la forte concorrenza, ecc., hanno aumentato la domanda di lavoratori qualificati. Pertanto, le organizzazioni devono fornire programmi multicompetenza per garantire un utilizzo ottimale delle risorse. Per questo, i manager devono prevedere la domanda del progetto di pipeline per identificare le lacune di competenze.
Di conseguenza, i manager possono adottare misure correttive come facilitare opportunità di shadowing, coaching, mentoring, programmi di formazione e sviluppo, ecc. Inoltre, ciò aiuta a ridurre il tempo di panchina delle risorse poiché sono dotate delle competenze per intraprendere progetti futuri. Ciò massimizzerà l'utilizzo fatturabile e stimolerà la loro crescita professionale.
Conoscendo i modi per migliorare l'utilizzo delle risorse, vediamo i vantaggi del software di gestione delle risorse.
In che modo il software avanzato di gestione delle risorse può contribuire a migliorare l'utilizzo?
Stimare i livelli accurati di utilizzo delle risorse può essere difficile. Tuttavia, i moderni software di gestione delle risorse come Saviom possono consentire alle organizzazioni di monitorare e massimizzare l’utilizzo in modo efficace.
In primo luogo, lo strumento offre visibilità a 360 gradi sui profili delle risorse, comprese le loro competenze, abilità, ruoli, disponibilità, ecc. Utilizzando i filtri avanzati, i manager possono identificare e allocare risorse competenti per i progetti, garantendone così un utilizzo ottimale.
Inoltre, i rapporti sulla capacità rispetto alla domanda consentiranno ai manager di identificare le lacune di competenze e formare/migliorare le risorse di conseguenza. Inoltre, con i report previsti/effettivi, i manager possono tenere traccia degli scostamenti temporali e intraprendere azioni correttive per migliorare l'utilizzo futuro delle risorse.
I report sull'utilizzo consentono ai manager di eliminare il sovra/sottoutilizzo delle risorse. Infine, i rapporti sui posti vacanti e sui posti vacanti aiutano i manager ad assegnare in modo proattivo le risorse sottoutilizzate a progetti fatturabili/strategici.
Ecco come il software di gestione delle risorse aiuta a migliorare l'utilizzo della forza lavoro con le sue caratteristiche e funzionalità avanzate.
Conclusione
L'utilizzo delle risorse è fondamentale per le organizzazioni per sapere quanto bene viene utilizzata la propria forza lavoro in progetti fatturabili e strategici. Inoltre, garantisce che le risorse siano utilizzate in modo ottimale rispetto alla loro capacità. La combinazione delle migliori pratiche di cui sopra con uno strumento futuristico di gestione delle risorse aiuterà le organizzazioni a migliorare la produttività, l'efficienza e il ROI.
