Avvio di un'attività in proprio può essere emozionante e travolgente allo stesso tempo. Dopo aver finalmente deciso la tua ubicazione, arriva il compito arduo di riempirla con mobili e attrezzature. Ma prima di impegnarti a spendere il tuo prezioso capitale, fai un passo indietro per valutare di cosa ha realmente bisogno la tua azienda.
Considera le dimensioni delle tue operazioni aziendali, quanti dipendenti stai assumendo e quali di loro avranno bisogno di attrezzature specializzate. Pensa a quanto utilizzerai l'attrezzatura e se hai davvero bisogno di acquistarla o se esiste invece la possibilità di noleggiarla.
L'acquisto ti dà diritto alla proprietà mentre il leasing delle apparecchiature per ufficio può offrirti la flessibilità di utilizzare immediatamente la macchina senza sborsare un'enorme quantità di denaro. Ci sono diversi pro e contro dell'acquisto rispetto al leasing di apparecchiature per ufficio e devi valutarli per sapere cosa è giusto per te.
Se pianifichi attentamente, puoi tenere sotto controllo il tuo budget acquistando o noleggiando solo ciò che è necessario. Ecco alcune delle attrezzature essenziali in cui ogni azienda deve investire fin dall'inizio.
1] Computer e laptop
Un computer è una delle prime cose di cui hai bisogno quando apri la tua attività. Che si tratti di un laptop o un computer desktop, l'importante è scegliere un modello robusto in grado di gestire tutte le comunicazioni aziendali.
Molti imprenditori in fase di avvio utilizzano i propri laptop personali all'inizio, tuttavia, in realtà è meglio acquistare una workstation separata esclusivamente per il proprio lavoro.
Questo perché quando la tua attività inizierà a funzionare, molto probabilmente gestirai file riservati e informazioni sensibili sui clienti che non vorrai mescolare con le foto di famiglia, le clip di viaggio o le ricette del guacamole.
Nell'acquistare postazioni di lavoro per i tuoi dipendenti, non cadere nella trappola di acquistare macchine simili per motivi estetici o di sconto perché è probabile che ti ritroverai con macchine troppo costose o non sufficientemente performanti per le esigenze specifiche del tuo personale.
Ad esempio, un receptionist e un grafico avrebbero esigenze informatiche completamente diverse. Il tuo grafico non sarà in grado di lavorare su un semplice laptop, ma allo stesso tempo non dovrai nemmeno spendere per una potente workstation per il tuo receptionist.
Acquista computer solo per il tuo personale permanente. Puoi sempre optare per il noleggio di un laptop se hai bisogno di macchine aggiuntive durante eventi aziendali e conferenze.
2] Software
Il costo del software viene spesso trascurato poiché la maggior parte delle persone è abituata ad avere software precaricato sui propri laptop personali. Nell'aprire un'attività, tuttavia, è necessario investire in software concesso in licenza per garantire il corretto svolgimento delle attività commerciali.
I tipi dipenderanno dalla natura della tua attività e possono includere software per applicazioni per ufficio, contabilità, gestione dei dati, backup, gestione di progetti e monitoraggio delle vendite.
Uno dei software più importanti in cui ogni azienda deve investire è una sofisticata applicazione anti-malware in grado di proteggere i dati e le informazioni dell'azienda. È stato scoperto che Il 58% delle vittime di malware sono classificate come piccole imprese e ciò è in gran parte dovuto al fatto che la maggior parte degli imprenditori non riconosce di essere vulnerabile agli attacchi informatici.
Le 5 migliori idee per organizzare eventi virtualiQuando hai appena iniziato, potresti pensare di non aver bisogno di questo ulteriore livello di sicurezza, tuttavia, in realtà sei un bersaglio ideale perché la maggior parte degli hacker sa che sei più vulnerabile. Come dice il cliché, è meglio essere sicuri piuttosto che dispiaciuti perché non puoi permetterti di perdere immediatamente tutto il lavoro che hai accumulato.
3] Internet ad alta velocità
Per essere collegato al resto del mondo, dovresti investire in una connessione Internet ad alta velocità che includa router, modem e altri accessori di rete. Sempre più attività aziendali dipendono fortemente da Internet, come la posta elettronica e il marketing digitale.
Avresti anche bisogno di Internet se vuoi accedere archiviazione cloud sul tuo laptop o desktop e altre applicazioni basate sul Web utilizzate dalla tua azienda come WordPress, MailChimp o LinkedIn. Assicurarti che la tua rete wireless sia veloce e sicura creerà un ambiente di lavoro più efficiente per te e tutto il tuo personale.
4] Stampanti
Anche se la maggior parte delle cose stanno diventando digitali, la stampante da ufficio è ancora un dispositivo indispensabile che non può essere ignorato. Che tu stia stampando un contratto con un fornitore, fatture per clienti, volantini o poster a colori, avrai bisogno di una stampante affidabile per la tua attività.
Selezionare una stampante non è un compito facile. Esistono diversi tipi di modelli e più il modello di stampante è avanzato, maggiore è il costo. Tieni in considerazione anche il costo dell'inchiostro della stampante, del toner, degli accessori e della manutenzione necessaria per evitare sorprese.
I vantaggi per le piccole e medie imprese di ottenere buste e materiale di imballaggio onlineTuttavia, non tutte le aziende hanno bisogno del modello più costoso e ricco di funzionalità. Questo è il momento di pensare davvero se utilizzerai la stampante ogni singolo giorno e quali tipi di materiali avrai bisogno di stampare.
Se non riesci a prendere una decisione, è una buona idea affittare prima e acquistare in seguito quando ti senti pronto e hai abbastanza capitale. Ciò ti consente di evitare costi iniziali elevati e puoi invece pagare una tariffa mensile gestibile che può già includere tutta la manutenzione e il supporto.
5] Sistema telefonico e smartphone
La comunicazione è uno dei fattori chiave per il successo di una nuova attività. Avere un sistema telefonico affidabile è importante per assicurarsi di non perdere nessuna chiamata importante.
Se disponi di più reparti, assicurati di impostare una registrazione vocale professionale per accogliere i tuoi clienti e indirizzarli al reparto corretto. Ciò è utile anche se hai un addetto alla reception poiché riduce il tempo di attesa affinché i chiamanti ricevano una risposta.
Se gestisci una forza lavoro mobile, ottenere smartphone dedicati per te e il tuo personale renderà più semplice comunicare tra loro e con i clienti. Parla con la tua compagnia telefonica locale e chiedi uno sconto aziendale se hai intenzione di acquistare più smartphone.
Ottenere un piano telefonico per il tuo personale sarà più conveniente e ti farà risparmiare molto tempo rispetto al rimborso dei singoli dipendenti sulla bolletta del cellulare.
6] Trituratore
Così come è necessario proteggere i dati digitali, è molto importante proteggere anche le informazioni stampate su carta. Il semplice accartocciamento di un ordine d'acquisto non firmato non cancellerà le tue informazioni finanziarie o i dettagli dell'ordine del tuo cliente.
Hai la responsabilità di garantire che queste informazioni non cadano nelle mani sbagliate poiché possono essere molto dannose per la tua attività.
7] Macchina da caffè
Un modo sicuro per rendere i tuoi dipendenti felici e produttivi è fornire loro una fornitura di buon caffè. Potrebbe sembrare una spesa inutile, ma avere una macchina da caffè da ufficio può far risparmiare almeno 60 ore di produttività persa per dipendente?
Non puoi impedire a tutti di correre al loro bar preferito, ma bere un meraviglioso caffè gratis è sicuramente un incentivo allettante.
La tua attrezzatura influisce sulla tua produttività
Investire nelle giuste apparecchiature per ufficio può far risparmiare alla tua azienda molto impegno, tempo e denaro. Questo è ciò che ti aiuterà a far ripartire le tue operazioni aziendali e ti garantirà di poter svolgere le tue attività senza intoppi e completare i progetti rispettando scadenze e budget.
