Nelle prime fasi di un'attività, l'elaborazione manuale delle fatture è gestibile. Tuttavia, man mano che si cresce, i fogli di calcolo e altri metodi manuali diventano poco pratici. Inoltre, i processi manuali possono comportare la mancanza di fatture, ritardi nei pagamenti e persino frodi, con un impatto negativo sui profitti e sui rapporti con i fornitori.
Quindi, come puoi migliorare la gestione delle fatture ed evitare errori costosi? E come puoi migliorare la visibilità in tutto il processo di contabilità fornitori? Implementando una soluzione di elaborazione automatizzata delle fatture. Pertanto, questo articolo esaminerà l'elaborazione automatizzata delle fatture, come funziona e i suoi vantaggi.
Che cos'è l'elaborazione automatizzata delle fatture?
Si tratta di un software utilizzato dalle aziende per semplificare i processi di contabilità fornitori pagando automaticamente le fatture dei fornitori. Implica l'estrazione dei dati delle fatture da un sistema e il loro trasferimento senza soluzione di continuità al tuo ERP o al tuo sistema di contabilità fornitori, consentendo di effettuare pagamenti in pochi minuti.
In generale, l'elaborazione automatizzata delle fatture include l'automazione di:
- Corrispondenza dei prezzi.
- Prendersi cura degli ordini di acquisto.
- Immissione dei dati.
- Trasferimento di pagamento digitale.
- Semplificazione dei flussi di lavoro, tra le altre cose.
Una soluzione di automazione intelligente può gestire una gestione efficiente delle fatture. La responsabilità dell'elaborazione delle fatture si basa sulla contabilità fornitori. Il metodo tradizionale prevede l'inserimento regolare dei dati delle fatture, la creazione di fatture cartacee, la corrispondenza degli ordini di acquisto e l'archiviazione a tempo indeterminato. È una procedura complessa che contribuisce a creare un ambiente inefficiente.
Inoltre, le fatture vengono ricevute tramite posta, fax, e-mail e altri mezzi. Questo è il motivo per cui il processo di contabilità fornitori necessita di automazione. È il passo successivo nel processo di elaborazione manuale. Intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML) può aiutare un dipartimento pagabile ad accelerare il sistema che richiede tempo.
Qual è la necessità di un'elaborazione automatizzata delle fatture?
Un'azienda di medie dimensioni impiega circa 25 giorni per elaborare manualmente una singola fattura dalla ricezione al pagamento. Ciò potrebbe aumentare ancora di più se il numero di fatture crescesse di pari passo con il numero di punti di contatto manuali, con conseguente enorme perdita di tempo e risorse per l’azienda:
- L'elaborazione manuale delle fatture aumenta la probabilità di errori e di doppi pagamenti.
- A parte questo, la minaccia di frode da parte dei dipendenti e di appropriazione indebita di risorse incombe sulla maggior parte delle organizzazioni, con oltre il 74% di esse che sono state bersaglio di truffe sui pagamenti nel 2020.
Questi fattori portano a ritardi nell’elaborazione delle fatture e a rapporti tesi con i fornitori, che alla fine incidono sulla produttività aziendale. Di conseguenza, la sostituzione dei processi manuali con l’elaborazione automatizzata delle fatture diventa inevitabile per garantire che l’intero processo sia accurato, efficiente e privo di errori.
Come funziona l'elaborazione automatizzata delle fatture?
Quando il reparto contabilità riceve una fattura da un fornitore, inizia il metodo tradizionale di gestione dei documenti relativi alle fatture. A questo punto è stato abbinato e approvato. Se l'importo della fattura è elevato, in genere è necessaria un'ulteriore approvazione.
Successivamente, deve essere inserito nel sistema e “pubblicato” per il pagamento. Successivamente viene effettuato il pagamento. A seconda dell'azienda, il processo di fatturazione manuale può comportare fino a 15 passaggi. Si tratta di una quantità di tempo significativa, soprattutto quando si ha a che fare con più fatture.
La fatturazione automatizzata va dritta al punto. Innanzitutto, la fattura viene scansionata e inserita nel sistema di contabilità digitale al suo arrivo. Questo tipo di acquisizione dati (nota anche come acquisizione fatture) elimina ore di immissione manuale dei dati.
Il software di automazione delle fatture trasferirà quindi i dati in un documento ricercabile tramite testo. Successivamente, il sistema di gestione automatizzato può estrarre e mappare i dati delle fatture per ricordare quali campi acquisire e registrare nel sistema ERP.
Ciò include informazioni come il nome del fornitore, l'importo dell'acquisto, la quantità e così via. Successivamente, le fatture vengono inoltrate alle parti appropriate per la revisione e l'approvazione.
Vantaggi
I vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software di elaborazione automatizzata delle fatture sono numerosi. Di seguito sono riportati i motivi per cui imparare ad automatizzare l'elaborazione delle fatture può essere vantaggioso per la tua azienda:
Risparmi sui costi
Uno dei principali vantaggi dell'elaborazione automatizzata delle fatture è che aiuta a ridurre i costi di back-office riducendo lo sforzo manuale. In poche parole, il tuo team contabile non avrà più bisogno di rivedere manualmente ciascuna fattura. Possono invece fungere da backup se il tuo software di elaborazione automatizzata delle fatture non è sicuro dei dati che sono stati estratti.
Errori ridotti
Poiché l'elaborazione automatizzata delle fatture elimina la possibilità di errore umano, è probabile che le tue fatture presentino meno problemi. Inoltre, ridurre o eliminare i pagamenti ritardati o mancati può aiutare a migliorare le relazioni con i fornitori.
Tempi di consegna rapidi
Con un sistema automatizzato di elaborazione delle fatture, la tua azienda può ottenere tempi di consegna delle fatture molto più rapidi, riducendo il carico amministrativo sul tuo team contabile e promuovendo buoni rapporti con i tuoi fornitori.
Soddisfazione del cliente
Un processo di pagamento delle fatture fluido e semplice garantisce un'interazione positiva del cliente con ogni transazione.
Personalizza la tua fatturazione
Una piattaforma cliente con il tuo logo e marchio in cui i clienti possono visualizzare le loro fatture e la cronologia delle transazioni ed effettuare pagamenti mantenendo un ambiente sicuro, memorabile e professionale è inclusa nelle soluzioni moderne.
Migliore utilizzo del tempo dei dipendenti
Invece di concentrarsi su attività a impatto relativamente basso come l’elaborazione delle fatture, i tuoi dipendenti possono dedicare il loro tempo ad attività di maggior valore che potrebbero apportare maggiori benefici all’azienda.
svantaggi
Sebbene i vantaggi dell’elaborazione automatizzata delle fatture siano sostanziali, è importante ricordare che esistono alcuni inconvenienti. Ancora più importante, questi sistemi che utilizzano l’apprendimento automatico potrebbero avere difficoltà a acquisire dati da fatture che non seguono un formato standard.
D’altro canto, i sistemi automatizzati di elaborazione delle fatture sono spesso estremamente accurati quando si tratta di dati numerici. Tuttavia, quando nella fattura sono inclusi altri elementi, come loghi o grafici, i dati potrebbero essere meno affidabili. Naturalmente, poiché si tratta di uno sviluppo così nuovo, il software sta migliorando, ma ricorda che questi sistemi non sono infallibili.
Soluzioni software per l'elaborazione automatizzata delle fatture
Questo software è diventato un punto di svolta. Tecnologia ha comportato risparmi così significativi in termini di manodopera e costi da ristrutturare il settore contabile. Di conseguenza, il software di elaborazione delle fatture, come il software di elaborazione testi, è considerato essenziale da molte organizzazioni.
Secondo l’ultimo rapporto, in tutto il mondo esistono circa 3757 applicazioni per l’elaborazione delle fatture. Considera i seguenti fattori quando cerchi uno strumento che i tuoi team finanziari possano utilizzare:
Console unificata
Tutto è a portata di mano con l'automazione della contabilità fornitori. Le piattaforme sono generalmente gestite da un'unica dashboard, che fornisce il controllo su acquirenti, fornitori, fatturazione, pagamenti, dati finanziari e così via. Il flusso di lavoro di elaborazione dovrebbe gestire le seguenti attività:
- Fatturazione ricorrente.
- Fatturazione una tantum.
- Modelli di ricarica con contatore, volume e livelli.
- Gestione degli abbonamenti.
Personalizzazione
I clienti dovrebbero essere in grado di creare flussi di lavoro personalizzati con soluzioni di fatturazione su misura utilizzando una piattaforma di automazione superiore. Un processo regolare riduce il numero di eccezioni e controversie.
Spiegazione del processo di gestione del progettoPer ridurre le perdite di sistema, un'azienda dovrebbe implementare la gestione automatizzata delle eccezioni. Questa maggiore conformità consente di generare una fattura in base alle attività o alle tariffe del personale.
Una piattaforma software intelligente consentirà inoltre a un’azienda di marchiarsi. Ad esempio, è possibile utilizzare loghi personalizzati, testo ed extra opzionali con la fatturazione per mantenere la coerenza del marchio.
Relationship Management
L’automazione è stata una vera delizia per la gestione delle relazioni in ogni settore e in ogni ruolo lavorativo. Aiuta a impedire alle persone di far cadere la palla. La finanza non fa eccezione.
I fornitori possono vedere il loro rapporto con la tua azienda grazie al software di elaborazione delle fatture. Di conseguenza, tutte le parti possono vedere pagamenti, ordini e fatture. Consente inoltre a un'azienda di offrire a un fornitore diverse opzioni per la fatturazione elettronica.
Monitoraggio e reporting
Grazie alla trasparenza dell'automazione delle fatture, un'azienda può monitorare facilmente le spese e sapere cosa viene speso, quando viene speso e dove viene speso. Quindi, esegui report approfonditi in tempo reale per fare scelte aziendali rapide. Quanti più dati delle fatture vengono scansionati nel sistema, tanto più semplice sarà individuare modelli e tendenze.
Internazionale
Uno strumento di elaborazione automatizzata delle fatture consente a un'azienda di rimanere connessa a livello globale senza il fastidio delle pratiche burocratiche. Cerca un programma multilingue che tenga conto delle normative IVA specifiche del paese.
La capacità di vendere e trasformare prodotti a livello globale avvantaggia notevolmente le operazioni in espansione. Puoi controllare la complessità aziendale su scala globale con una soluzione integrata.
Operazioni
Il software di elaborazione delle fatture è uno strumento supremo per le operazioni. Chiunque sia stanco di spingere carta dovrebbe applaudire questo tipo di software. Tuttavia, il sistema dovrebbe anche semplificare la gestione delle transazioni effettuate con carte di credito, ACH/EFT e PayPal.
Collabora con una società di consulenza per lo sviluppo della leadership: scopri perchéLa contabilità fornitori può utilizzare la fatturazione automatizzata per garantire che i servizi corrispondano agli ordini di acquisto e alle ricevute. Inoltre, la piattaforma dovrebbe consentire alla contabilità di verificare continuamente lo stato di una fattura, con indicatori come “in elaborazione”, “approvato” o “non pagato”.
Perché scegliere Invensis per l'automazione dell'elaborazione delle fatture?
La soluzione di elaborazione intelligente delle fatture di Invensis utilizza l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per ridurre gli errori di estrazione dei dati, aumentare i tempi di consegna e fornire un modo conveniente per elaborare le fatture.
Hai bisogno della soluzione end-to-end di elaborazione automatizzata delle fatture di Invensis se hai bisogno di:
- Una soluzione modulare in grado di adattarsi a qualsiasi modello, formato, layout o stile di fattura.
- Una soluzione che consente al team della contabilità fornitori di concentrarsi su attività diverse dall'immissione manuale dei dati, consentendoti di far crescere la tua attività.
- Una soluzione che fornisce una precisione di estrazione dei dati senza rivali pari al 100% per coppie chiave-valore ed elementi pubblicitari.
- Una soluzione semplice da integrare nel tuo sistema.
Invensis Technologies è un fornitore esperto di servizi di outsourcing di contabilità fornitori. Siamo una delle principali società di outsourcing di contabilità fornitori con oltre 20 anni di fornitura di servizi di contabilità fornitori end-to-end.
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