Pronto ad esternalizzare alcune attività che richiedono tempo e aumenta la tua produttività? Il buon assistente virtuale può rendere il tuo programma quotidiano gestibile anziché opprimente, liberando il tuo tempo prezioso ed eliminando il disordine mentale che può rendere difficile la creatività. Questa rapida guida passo passo è progettata per aiutarti a evitare errori comuni e scegliere la persona migliore per il lavoro.
Passaggio 1: determina le tue esigenze.
Quali compiti specifici vorresti che il tuo VA gestisse per te? Ci sono tratti personali che ritieni desiderabili? Per quante ore al giorno, alla settimana o al mese ritieni di aver bisogno di aiuto? Ci sono compiti tecnici che richiedono esperienza o formazione particolare?
Quali sono i requisiti linguistici? Di cosa avrà bisogno il tuo assistente virtuale in termini di attrezzatura? Non chiarire nessuno di questi punti è un errore enorme che probabilmente porterà a un disastro nelle assunzioni e alla necessità di ripetere nuovamente il processo.
Passaggio 2: considerare il risarcimento.
Qual è il tuo badget? I requisiti salariali variano da un luogo all'altro; ad esempio, gli assistenti virtuali di lingua inglese provenienti dalle Filippine possono vivere comodamente con molto meno di un VA esperto e istruito degli Stati Uniti o di un'altra nazione occidentale.
Anche se vuoi rispettare il tuo budget, assicurati di valutare attentamente i costi e i benefici che derivano dall'assunzione di assistenti virtuali da diverse aree. Se vuoi assumere qualcuno che ti faccia pagare più di quanto puoi ragionevolmente permetterti, prendi in considerazione di andarlo a prendere per alcune ore a settimana e di assegnargli compiti vitali.
Utilizza un VA più economico per gestire lavori più semplici e potrai goderti il meglio di entrambi i mondi. Quando possibile, scegli il meglio che ti puoi permettere e fornisci incentivi finanziari per aumentare la motivazione. Il tuo assistente virtuale potrebbe trovarsi lontano, ma svolgerà un ruolo fondamentale nel successo della tua azienda.
Passaggio 3: cerca l'assistente virtuale giusto.
Crea una descrizione dettagliata del lavoro che includa un invito all'azione come "menziona l'esperienza passata quando ti candidi" e poi inizia la ricerca. Potresti voler cercare candidati locali, tuttavia è una buona idea ampliare il pool di candidati utilizzando siti Web come Upwork, Indeed, Virtual Assistant USA e FlexJobs per cercare la persona giusta.
È una buona idea prendersi il tempo necessario in questa fase e intervistare attentamente i candidati per iscritto e telefonicamente, cercando compatibilità e segnali che alcuni candidati siano più motivati di altri. Se i potenziali clienti si trovano all'estero, non saltare la conversazione: utilizza un servizio VoIP per guadagnare poco chiamate internazionali .
Dopo aver ristretto le tue scelte, controlla le loro referenze o il portfolio di lavoro online e seleziona da tre a cinque candidati finali per un secondo ciclo di colloqui. Tieni presente che qualcuno proveniente da un altro paese potrebbe non avere la presenza sociale o l'equilibrio necessari per gestire compiti complicati e altamente delicati. Assicurati di prendere in considerazione aspetti come la cultura, l’esperienza di vita e la maturità.
- Determina se il tuo candidato ha una buona conoscenza dell'inglese o di altre lingue desiderate.
- Parla dell'esperienza con tipi specifici di software.
- Determina quanto sembra a suo agio e sicura la persona rispetto ai compiti che dovrà svolgere.
- Parla del compenso in modo franco e diretto e non tentare di imbrogliare il tuo candidato. La giusta retribuzione è altamente motivante e un VA che non è assalito da costanti preoccupazioni finanziarie farà un lavoro migliore per te.
Passaggio 4: chiarire le aspettative.
Dopo aver scelto i migliori candidati per il lavoro, prenditi del tempo per incontrarli di persona o online e definire chiaramente le tue aspettative. Sii simpatico! Alle persone piace creare un rapporto con gli altri e faranno un lavoro molto migliore se sentiranno una connessione con te.
Vuoi che il tuo assistente virtuale lavori in sincronia con te e vuoi essere sicuro che realizzerà sempre i tuoi desideri. Scopri di cosa ha bisogno il tuo candidato e si aspetta da te e determina se puoi ragionevolmente fornire risultati. Anche quando si assumono liberi professionisti, è necessario dare e avere molto. Parlare di:
- Come comunicherai.
- Quanto spesso effettuerai il check-in.
- Cosa ti aspetterai su base giornaliera/settimanale/mensile.
- Come gestirai le battute d'arresto e le emergenze impreviste.
- Come fornirai il risarcimento e con quale frequenza fornirai il pagamento.
- Quando e in base a quali parametri offrirai aumenti di stipendio.
Passaggio 5: seleziona il miglior candidato e offrigli la posizione.
La tua ricerca è finita! Dopo aver intervistato i tuoi migliori candidati almeno due volte e dopo aver controllato le referenze, è il momento di offrire un lavoro. Metti la tua offerta per iscritto, insieme a un elenco di doveri e aspettative. Crea un contratto semplice utilizzando Docusign o uno strumento simile e, se necessario, chiedi al candidato di firmarlo. Se utilizzi un sito di riferimento, potresti riuscire a saltare questo passaggio.
Passaggio 6: dai il benvenuto al tuo nuovo assistente virtuale con una formazione adeguata e accedi a SoftwareE altro ancora.
Una volta assunto il tuo nuovo assistente virtuale, è il momento di aiutarlo a imparare i rudimenti. Non farlo porterà a problemi di produttività, quindi assicurati di dedicare del tempo e di essere completamente presente durante questo passaggio. Fornisci al tuo VA tutto ciò di cui ha bisogno e assicurati di chiedere se ha bisogno di accedere alle risorse che potresti essere in grado di fornire. Se utilizzi software o app proprietari che richiedono autorizzazioni di accesso, aiutali a iniziare.
Ci vuole un po' di tempo prima che un nuovo assistente si sincronizzi con la tua routine, quindi sii paziente e disponibile. Qualcuno con molta esperienza in genere impiegherà meno tempo per allenarsi; in effetti, lui o lei potrebbe essere abbastanza intuitivo quando si tratta di soddisfare le tue esigenze. Assicurati di trarne vantaggio strumenti di assistente virtuale online che ti aiutano a collaborare e a semplificare le attività.
Monitorare i progressi, soprattutto all'inizio. Assicurati che le tue richieste siano ragionevoli e fornisci un feedback appropriato, assumendo un atteggiamento gentile e disponibile. Metti in chiaro che sei disponibile per domande e, con il tempo, costruirai un rapporto di lavoro piacevole ed efficiente.
