Google Workspace, precedentemente noto come G Suite, contava circa 6 milioni di utenti paganti a marzo 2020, segnando un aumento di un milione rispetto ai 5 milioni del 2019. secondo un rapporto della CNBC. Le piccole e grandi organizzazioni imprenditoriali sono sempre alla ricerca modi per migliorare la produttività e l’efficienza del team per stimolare la crescita e il successo.
E non c'è modo migliore che garantire che ogni risorsa sia massimizzata al massimo del suo potenziale, a vantaggio dei dipendenti e dell'azienda. Per questo motivo, Google Workspace è diventata la soluzione cloud office preferita dalle aziende di tutte le dimensioni.
Google Workspace offre quattro strumenti di gestione, tra cui Documenti Google, Fogli e Gmail e più di una dozzina di app, tutti progettati per migliorare la collaborazione e la produttività sul posto di lavoro.
Tuttavia, devi imparare alcuni trucchi e suggerimenti su come utilizzare Google Workspace al massimo delle sue potenzialità. Continua a leggere per capire come massimizzare il potenziale di Google Workspace nella tua azienda.
Gestisci le email senza sforzo con i modelli
Le e-mail sono diventate vitali per una comunicazione aziendale efficace. Tuttavia, creare messaggi di posta elettronica ogni giorno non è solo faticoso, ma può anche essere noioso se si digitano sempre gli stessi messaggi. L'aspetto positivo di Google Workspace è che ti consente di progettare fino a 50 modelli per i messaggi che invii frequentemente in Gmail.
In questo modo, puoi risparmiare molto tempo scrivendo e-mail. Altri vantaggi derivanti dall'utilizzo dei modelli di posta elettronica includono la riduzione dell'errore umano, l'incoraggiamento alla personalizzazione delle email, un migliore tasso di risposta, il mantenimento della coerenza del marchio, l'aumento del coinvolgimento dei dipendenti e la riduzione al minimo delle interruzioni.
Invia e ricevi allegati di file di grandi dimensioni
Oltre a inviare email personalizzate, Google Workspace ti consente di inviare allegati di file di grandi dimensioni tramite Google Drive. Invio di file di grandi dimensioni utilizzando Google Drive consente di risparmiare larghezza di banda e tempo dei dati.
Principali strategie di gestione del rischio ITTutto quello che devi fare è caricare il tuo file su Google Drive, quindi sulla barra degli strumenti di composizione fai clic sull'icona dell'unità e seleziona la cartella, il file zip o il documento che desideri inviare. Assicurati di attivare l'opzione di condivisione se hai l'etichetta Drive o restrizioni DPL di Google.
Tieni presente che puoi anche ricevere documenti, immagini, video e file zip da colleghi o clienti. Nella maggior parte dei casi, le persone esitano a scaricare file zippati per motivi di sicurezza o per mancanza di conoscenza su come farlo correttamente. Fortunatamente puoi farlo facilmente decomprimere i file su Google Drive sul tuo desktop se segui i passaggi giusti.
Innanzitutto, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file che desideri decomprimere, fai clic su Apri con e scegli un'app di estrazione zip come Zip Unzip o CloudConverter. Successivamente, seleziona il formato di conversione sulla freccia del menu a discesa e il tuo file verrà salvato nel cloud.
Sfrutta Google Calendar per inviare inviti alle riunioni
Google Calendar in Workspace promuove la collaborazione consentendoti di pianificare attività e riunioni automaticamente, risparmiando così tempo. Dato che Google Calendar dispone di promemoria puntuali per riunioni e altri eventi, è facile per te e i tuoi dipendenti tenere traccia delle attività quotidiane senza perdere riunioni programmate.
Per impostazione predefinita, Google Calendar ti aiuta a potenziare la collaborazione sul posto di lavoro senza sforzo. Ma esistono diversi modi per massimizzare Google Calendar a tuo vantaggio. Ad esempio, puoi modificare l'orario predefinito del promemoria, creare eventi utilizzando scorciatoie e concedere l'autorizzazione agli ospiti o aggiungere eventi invisibili.
Le aziende di tutte le dimensioni lavorano duramente per aumentare la produttività sul posto di lavoro. Per questo motivo investono molto in strumenti di produttività e collaborazione come Google Workspace. Questa applicazione ha molte funzionalità che migliorano il coinvolgimento, la produttività e la comunicazione dei dipendenti quando il suo potenziale è pienamente massimizzato.
