Una scheda attività è un documento che tutti i datori di lavoro dovrebbero conservare indipendentemente dal numero di dipendenti della propria azienda.
Questo documento contiene un elenco dei nomi di tutti i dipendenti di un determinato dipartimento o organizzazione nel suo complesso, nonché un registro del numero di giorni di ferie dal lavoro e dei motivi della mancata presenza durante il periodo contabile.
La scheda attività è necessaria per poter monitorare il rispetto del programma di lavoro, nonché per il calcolo delle buste paga dei dipendenti.
La normativa prevede che tale documento sia redatto e conservato sia in formato cartaceo che elettronico.
Regole per il mantenimento della scheda attività
La forma della scheda attività è di natura raccomandativa. Ciò significa che la legge non prevede requisiti particolari per quanto riguarda la tenuta e la redazione dei fogli presenze, quindi le regole per la compilazione e l'approvazione del foglio presenze sono stabilite da ciascun ente a propria discrezione.
Cioè, puoi utilizzare qualsiasi campione del documento, integrandolo con le varie funzionalità necessarie per la contabilità dell'orario di lavoro. In ogni caso, la cosa principale è che questo documento contenga tutte le informazioni utilizzate in una particolare organizzazione per calcolare i salari.
Casi in cui le schede attività dovrebbero essere conservate per i dipendenti
Dovrebbe essere conservata una scheda attività per tutti i dipendenti senza eccezioni, incluso
- Dipendenti a tempo parziale;
- Dipendenti stagionali;
- Studenti assunti per stage retribuiti.
Solo i soggetti che lavorano con contratto di diritto civile non devono essere inseriti nel modello Timesheet mensile.
Quando viene redatta la scheda attività, a ciascun dipendente viene assegnato un numero di scheda attività speciale. È possibile aggiungere nuovi specialisti alla scheda attività e cancellare gli specialisti licenziati solo sulla base di apposita documentazione amministrativa.
Per quanto riguarda le aziende in cui viene calcolato il libro paga con speciale software di contabilità, i numeri delle schede attività non sono inutili per i dipendenti. In questo caso, il programma contabilizza automaticamente le buste paga in base al codice identificativo della persona.
La persona responsabile della tenuta della scheda attività
La scheda attività deve essere conservata da un dipendente autorizzato a farlo tramite ordine del datore di lavoro o descrizione del lavoro. Se l'organizzazione non ha molti dipendenti, il modello della scheda attività viene solitamente compilato da un contabile.
Per quanto riguarda le grandi aziende, questo documento viene compilato dal dipartimento delle risorse umane o dai cronometristi (la posizione viene introdotta quando ci sono molti dipartimenti strutturali diversi). La responsabilità della redazione e della tenuta dei fogli di presenza può essere affidata ai capi dipartimento o ai loro sottoposti.
Il completato e personalizzate modello di scheda attività mensile deve essere approvato dal responsabile o dal capo di un particolare dipartimento o suddivisione
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