Prima che venga completata qualsiasi trasmissione di fascicoli o cartelle cliniche, il affari o la struttura medica deve ricevere un modulo di consenso firmato dal paziente. Le leggi e i regolamenti federali impediscono a qualsiasi professionista medico di divulgare le cartelle cliniche o i dati medici dei pazienti a qualsiasi parte senza il consenso esplicito del paziente.
Se si verifica una violazione, la persona che ha inviato la trasmissione deve presentare una copia del modulo di consenso agli investigatori. I servizi di fax online sono vantaggiosi per tutte le aziende, ma le cartelle cliniche devono essere protette come indicato ogni volta che i documenti vengono inviati.
Salvaguardia delle trasmissioni di cartelle cliniche
L'Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 impone a tutte le aziende e alle strutture mediche di salvaguardare le trasmissioni delle cartelle cliniche. I servizi di fax online sono convenienti per tutte le organizzazioni, ma i proprietari e il personale devono gestire i dati sanitari con la massima cura.
Tutti i fax inviati con dati medici devono contenere un avvertimento per tutte le parti che potrebbero intercettare il fax che sono incluse cartelle cliniche. Le lettere di accompagnamento devono contenere la verbosità HIPAA come indicato nella legge. Le aziende possono discutere questi requisiti per e-fax con conformità HIPAA con i fornitori di servizi.
Garantire che la persona corretta veda i dati
Come indicato, i dipendenti devono utilizzare una lettera di presentazione che identifica il destinatario corretto. Le aziende ricevono un gran numero di fax ogni giorno e in un ambiente d'ufficio affollato chiunque potrebbe riceverli.
I servizi di fax online potrebbero migliorare il processo e impedire ad altri di accedere al fax o alle cartelle cliniche. Poiché i servizi aziendali online offrono opzioni da posta elettronica a fax, l'amministratore può impostare i servizi per inviare fax a soggetti specifici tramite posta elettronica.
Prevenire la corruzione dei dati e gli errori medici
I criminali informatici attaccano i sistemi di dati medici acquisire dati e utilizzare le informazioni in modo non etico. Se i criminali riuscissero ad accedervi, gli autori potrebbero cambiare o alterare le informazioni per arrecare danno ai pazienti. Quando impostano servizi di fax online, i dipendenti devono disporre dell'autorizzazione di sicurezza adeguata per accedere, modificare o utilizzare i dati medici. Gli schemi di sicurezza proteggono i dati e impediscono modifiche durante la trasmissione delle informazioni.
Stabilire connessioni sicure per gli operatori sanitari in viaggio
Infermieri e medici viaggiano per fornire assistenza ai pazienti in una varietà di luoghi. Durante questa cura, i dati medici vengono raccolti e devono essere archiviati. Quando gestiscono l'assistenza alle persone locali, gli operatori sanitari potrebbero aver bisogno dell'assistenza di altri professionisti medici.
Per ottenere una consultazione sul caso, gli operatori sanitari devono trasmettere i dati medici all'altra parte. Quando si impostano servizi fax online, il fornitore di servizi deve stabilire connessioni adeguate per i lavoratori remoti e applicare schemi di sicurezza adeguati.
Le ramificazioni delle violazioni
Qualsiasi violazione delle normative HIPAA potrebbe comportare gravi sanzioni per l'azienda o l'organizzazione sanitaria. Secondo la legge, la sanzione minima per violazione della legge federale è di circa 50,000 dollari, con un massimo di 250,000 dollari.
Se la vittima ha subito perdite finanziarie o lesioni a causa della violazione, le leggi penali possono imporre all'autore del reato di pagare un risarcimento dopo la condanna. I servizi di fax online devono impedire l'accesso non autorizzato o lesioni ai pazienti.
Le cartelle cliniche devono essere protette secondo le normative HIPAA per impedirne la visualizzazione e l'utilizzo non autorizzati. Le leggi federali applicano i protocolli per la trasmissione dei documenti online.
Tutti i fax richiedono una lettera di accompagnamento con la terminologia appropriata come indicato nei regolamenti. Esaminando i dettagli sull'importanza della conformità HIPAA, tutte le organizzazioni e le strutture mediche possono salvaguardare i pazienti e i loro dati.
