Nel mondo di oggi sconvolto dal digitale, la necessità di eventi dal vivo è diventata essenziale per rafforzare il connettersi negli affari relazioni.
Secondo il Bureau of Labor Statistics 2018, la crescita prevista per gli organizzatori di riunioni, convegni ed eventi è previsto in crescita dell’11% solo negli Stati Uniti tra il 2016 e il 2026.
Grazie alla industria degli eventi crescendo a passi da gigante, è fondamentale rimanere attenti alle ultime tendenze degli eventi.
Ciò garantirà che l'esperienza più memorabile venga offerta ai partecipanti. Ciò aiuterà anche gli organizzatori di eventi a sopravvivere nel mercato saturo del settore della pianificazione di eventi.
Senza ulteriori indugi, scopriamo le quattro tendenze più popolari nella pianificazione di eventi a livello globale:
1] Assistenza partecipanti utilizzando Artificial Intelligence (AI)
Anche quest’anno l’intelligenza artificiale continua a dominare le principali industrie. Ecco perché è in cima alla lista delle tendenze future nel settore degli eventi. L’intelligenza artificiale può essere utilizzata in modo efficace dai piccoli ai grandi eventi.
Mentre gli assistenti virtuali e i chatbot possono aiutare i partecipanti a un evento più grande rispondendo alle loro domande più frequenti, i piccoli eventi possono utilizzare Facebook Messenger per lo stesso scopo.
Il successo o il fallimento di un evento dipende dall'esperienza complessiva di ciascun partecipante. Anche piccole situazioni, come non riuscire a trovare un bagno durante l'evento, possono avere un impatto considerevole sulla reputazione del tuo evento.
I partecipanti possono sentirsi frustrati se non ricevono l'assistenza richiesta in tempo. Mantenere un assistente del personale aumenterebbe ulteriormente i costi.
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L'intelligenza artificiale può facilitare una vasta gamma di funzioni che vanno dall'assistenza nella procedura di registrazione, all'invio di promemoria della sessione, alla fornitura di suggerimenti personalizzati per le attività sincronizzandosi con i profili dei social media dei partecipanti, alla raccomandazione di una connessione commerciale che partecipa all'evento, alla creazione di banner di eventi condivisibili che possono raggiungere un pubblico più ampio ecc. L'esecuzione di così tante funzioni utilizzando un'unica app ridurrebbe anche le spese.
2] Utilizzo di Big Data e Crowdshaping
I dati sono e continueranno a essere l’aspetto più critico per migliorare l’esperienza del cliente. I partecipanti sono il riferimento diretto del passaparola per il tuo evento.
Secondo un rapporto di Cvent, nonostante la raccolta di così tanti dati sugli eventi, solo il 20% degli organizzatori di eventi è in grado di utilizzare questi dati in modo efficace.
La chiave per utilizzare questi dati è attraverso il processo di crowdshaping. Innanzitutto, i dati vengono raccolti durante gli eventi utilizzando tecniche sofisticate come la scansione di codici QR, beacon, sondaggi e sondaggi in tempo reale, dispositivi indossabili RFID (Radio Frequency Identification) e mappatura del calore.
Quindi questi dati vengono inseriti negli algoritmi dei Big Data che li convertono in approfondimenti. Queste intuizioni consentono quindi agli organizzatori di eventi di fare crowdshaping che canalizza la folla di partecipanti verso attività che perfezioneranno e accentueranno la loro esperienza dell'evento.
Inoltre, la raccolta di big data può essere utilizzata anche per determinare il tempo di permanenza dei partecipanti all'evento. Questo può quindi essere utilizzato per inviare loro messaggi personalizzati e ottenere informazioni preziose attraverso un sondaggio su cosa è andato storto.
Un altro modo di utilizzare questi dati è chiamare gli ospiti e i relatori più popolari per attirare più partecipanti la prossima volta che organizzi un evento.
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La sostenibilità è attualmente l’argomento più pubblicizzato e di tendenza a cui un organizzatore di eventi può attingere. L'ideazione delle tre R dell'ambiente, ovvero riutilizzo, riciclaggio e riutilizzo, può aiutarti a dimostrare il tuo impegno per salvare il pianeta.
Con un numero crescente di persone che diventano sensibili al degrado ambientale, i partecipanti apprezzeranno e noteranno il tuo contributo.
L'utilizzo di prodotti biodegradabili o realizzati con materiali riciclati come piatti di carta, targhette con il nome, buste di stoffa, cartoni per alimenti riciclabili ecc. può creare una nuova tendenza ed un esempio nel settore della pianificazione di eventi.
Altre tendenze innovative in questo spazio includono la donazione di cibo avanzato, acqua o altri articoli utili ai bisognosi. Un altro modo è eliminare completamente la carta. Ciò può essere ottenuto utilizzando media digitali come brochure elettroniche, opuscoli elettronici e domande di registrazione.
Inoltre, puoi pensare fuori dagli schemi e vedere il quadro più ampio utilizzando i fornitori delle imprese locali, generando così occupazione. Gli organizzatori di eventi possono anche ospitare attività di beneficenza durante l'evento per aiutare ulteriormente le comunità locali.
4] Crea zone antistress durante l'evento
Diverse sessioni consecutive, molteplici attività in corso, i partecipanti che corrono da una sessione all'altra prendendo appunti e il networking consuma molta energia. Dare un po' di respiro all'evento è la prossima tendenza popolare nella lista.
Offri ai partecipanti un ambiente in cui possano rilassarsi e ritrovare le energie per il resto dell'evento. Stiamo cercando zone senza WiFi che permettano loro di staccarsi per un po' e li incoraggino anche a interagire faccia a faccia con gli altri partecipanti, un ambiente rilassante con luci d'atmosfera e musica rilassante, comode disposizioni per sedersi come divani, pouf, ecc.
Cos'è il software HCM?Organizzare la sessione in modo tale che ci siano intervalli regolari di pause tra due sessioni. Le pause possono essere pianificate strategicamente e possono incorporare attività come sessioni di rottura del ghiaccio tra i partecipanti, attività di team building, spazi di networking, discussioni leggere, ecc.
La pianificazione degli eventi è uno dei settori più creativi. Rimanere al passo con le ultime tendenze e comprendere meglio il pubblico è la chiave per un evento avvincente.
Seguire le tendenze di cui sopra può dare al tuo evento la spinta di cui ha bisogno e contribuire a incrementare i numeri dell'evento, ottenendo in definitiva un ROI sostanziale.
