Riunioni dovrebbero essere produttivi. Ci si aspetta che tu rimbalzi sulle idee, arrivi a qualche conclusione per risolvere efficacemente qualsiasi problema. Ma se si tengono troppe riunioni, la tua efficacia sarà ridotta. Difficilmente trovi il tempo per svolgere il lavoro che ti è stato assegnato, perché incontri persone allo scopo di vari “incontri”.
Dovremmo avere questo incontro? (Albero decisionale infografico)
Questo è un problema affrontato da molte aziende in cui le persone entrano ed escono dalle riunioni per risolvere molti problemi. Tuttavia, ciò fa sì che gli stessi “riunioni” diventino un problema.
Invece di perdere tempo in riunioni banali che non sono produttive, è importante che prima di condurne una ci si chieda se è essenziale o meno.
Se hai dei dubbi riguardo all’incontro, dovresti porti queste domande per determinare se lo scopo è genuino e fruttuoso. Oppure sarà un esercizio che fa perdere tempo.
- La domanda principale che dovrebbe sorgere nella tua mente è se l'argomento è degno di un incontro? Se non verrà fuori alcuna conclusione anche dopo una congregazione, probabilmente dovresti saltarla completamente.
- Nel caso in cui l'argomento sia importante, si potrebbe risolvere con una collaborazione senza incontro? Se è possibile collaborare per ottenere la soluzione, puoi optare per una rapida chat online o eseguire un sondaggio o collaborare all'attività sul tuo strumento PM.
- Se il tema non può essere risolto con la collaborazione, allora è necessario valutare se richiede la partecipazione di tutti i membri o il gruppo partecipante può essere limitato?
- Se necessario, è possibile limitare le persone che partecipano alla riunione o chiamare tutti i membri. Se il gruppo ha l'autorità di agire sull'ordine del giorno della riunione, allora dovresti andare avanti, altrimenti non ha assolutamente senso perdere tempo quando dalla discussione non può venir fuori nulla. Quando non puoi agire su ciò che è stato discusso durante la riunione, l'intero ordine del giorno sarà inutile.
- In alternativa, solo i membri chiave del team e i decisori possono partecipare alla riunione. Ciò farà risparmiare tempo agli altri partecipanti che potranno essere più produttivi altrove. Tuttavia, se nonostante tutto, anche loro non riuscissero a fornire input preziosi, allora organizzare questo incontro sarà un esercizio inutile.
- Ai partecipanti viene richiesto del lavoro preliminare prima della riunione? Se sì, allora è importante che arrivino preparati con quel lavoro per risparmiare il tempo impiegato.
- Esiste un ordine del giorno chiaro e i risultati attesi dell’incontro? In caso contrario, è importante elaborare un piano definito riguardo al risultato che ti aspetti dalla riunione e al modo in cui lo farai.
- Il prossimo punto da considerare è se il risultato proposto sarà fattibile con il tempo e le risorse disponibili?
- Se ciò non è possibile, dovresti modificare i tuoi obiettivi o riprogrammare l'incontro quando sarà possibile arrivare alla fine della discussione.
- Se c'è abbastanza tempo per discutere di tutto ciò che hai nel piatto, dovresti avere a disposizione un forte facilitatore.
- In caso contrario è necessario trovare una persona che possa indirizzare l'incontro verso l'obiettivo prefissato senza offendere i partecipanti e ottenendo da loro input positivi.
- Una volta che tutto questo è a posto, sei pronto per tenere una riunione.
Questi suggerimenti possono aiutarti a risparmiare tempo evitando di organizzare riunioni non necessarie che non solo fanno perdere tempo prezioso ma riducono anche la produttività dell'azienda.
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