I proprietari di piccole imprese sanno che l'impostazione del libro paga è qualcosa che vuoi fare bene la prima volta. Procurarsi un software per la gestione delle buste paga può sicuramente essere d'aiuto, ma prima di cercarlo, ci sono alcuni passaggi preliminari che sarebbe opportuno che tu eseguissi.
Passaggi per impostare un sistema di gestione delle retribuzioni
Esaminiamoli adesso. Se non imposti correttamente il tuo libro paga, probabilmente significherà molti grattacapi in futuro.
Registra tutti gli account necessari
La raccolta di tutte le informazioni necessarie sui salari sarà il primo passo di questo processo. Per la maggior parte delle aziende, dovrai registrare l'account di reporting delle nuove assunzioni del tuo stato. Dovrai registrare la copertura compensativa dei lavoratori e tutti i conti fiscali statali necessari, come il conto delle tasse sulla disoccupazione.
Dovrai impostare un conto del sistema di pagamento elettronico delle tasse federali per il pagamento delle tasse federali, a volte abbreviato in EFTPS. Dovrai anche registrare il tuo Numero di identificazione del datore di lavoro o EIP.
Una volta fatto tutto questo, sarai in grado di inserire tutti i numeri ID in una qualsiasi delle soluzioni complete per la gestione delle buste paga che potresti acquistare, come una suite software già pronta o proprietaria.
Chiedi ai tuoi dipendenti di compilare i moduli fiscali W-4
Successivamente, dovrai raccogliere tutte le informazioni rilevanti sui dipendenti. Le informazioni di cui hai bisogno da ciascun dipendente dipenderanno in una certa misura dal tuo modello di business.
Come minimo, vorrai che ogni dipendente compili un modulo fiscale W-4. Questo è ciò che utilizzerai per determinare quanti soldi in tasse ogni dipendente vuole che tu trattenga. A seconda dell'ubicazione della tua azienda, alcuni dei tuoi dipendenti potrebbero dover compilare moduli di ritenuta fiscale fuori dallo stato.
Una volta che hai quei W-4, puoi inserirli nel software dei servizi di gestione buste paga che hai acquisito. Questo software può automatizzare l'invio di informazioni fiscali ai tuoi dipendenti ogni anno quando scade il periodo fiscale, evitando che il tuo reparto risorse umane debba farlo.
Impostare i benefici per i dipendenti
Successivamente, imposterai i benefici per i dipendenti. I dettagli dipenderanno da cosa offri esattamente ai tuoi lavoratori. Alcuni saranno obbligatori, altri saranno facoltativi.
Ad esempio, potresti offrire ai tuoi dipendenti servizi come un'assicurazione sanitaria, un'assicurazione per l'invalidità o un piano pensionistico. Possono aderire se lo desiderano, ma non sono obbligati a farlo. Cose come tasse FICA e la tassa sulla disoccupazione non sono facoltative.
Prendere una decisione in merito alla retribuzione degli straordinari
Dovrai decidere se rendere ogni dipendente idoneo alla retribuzione per gli straordinari e quindi inserire tali informazioni nel tuo software per salari. Se vuoi esentare un dipendente, puoi farlo solo se il lavoratore soddisfa determinati criteri.
Devono avere mansioni lavorative che li rendano esenti. Devono guadagnare uno stipendio e devono anche guadagnare almeno $ 35,568 ogni anno o $ 684 a settimana. Se i tuoi lavoratori non soddisfano tutte e tre le condizioni, non sono esenti, il che significa che devi pagare loro gli straordinari se lavorano ore di straordinario.
Scegli una struttura salariale o retributiva oraria
Dovrai determinare se ha più senso impostare una struttura retributiva oraria per i dipendenti rispetto a quella salariata. Ci sono aspetti positivi e svantaggi per ciascuna opzione.
Perché il Mobile Sourcing è la soluzione migliore per le aziende che non hanno una divisione Mobile?Presumibilmente i vertici dell’azienda si riuniranno e risolveranno la questione. Ne parlerai anche con ciascun candidato prima di assumerlo. In alcuni settori, i tuoi lavoratori possono anche raccogliere denaro aggiuntivo come mance o commissioni, quindi potresti prenderlo in considerazione.
Seleziona una frequenza di pagamento
Infine, tu bisognerà scegliere un programma di pagamento. Molti lavoratori apprezzano un giorno di paga settimanale, ma potresti scegliere di pagarli ogni due settimane o anche una volta al mese se ciò si adatta meglio al tuo modello di business.
A questo punto, dovrai anche determinare come pagherai i tuoi dipendenti. Molte aziende istituiscono un sistema di deposito diretto per i propri dipendenti, in modo che il denaro vada direttamente sui loro conti. Tuttavia, alcuni dipendenti preferiscono che tu dia loro un assegno fisico ogni giorno di paga.
Ora dovresti avere tutto a posto di cui hai bisogno per questa attività aziendale fondamentale. Una volta che hai la giusta suite di software per la gestione delle paghe e sei operativo, dovresti essere in grado di evitare errori e fidelizzare i dipendenti.
