Introduzione
Che tu sia lavorare da casa, in un altro paese o anche in un altro ufficio nello stesso edificio, una comunicazione efficace è essenziale. Ecco perché abbiamo raccolto questi suggerimenti per comunicare in modo efficace mentre si lavora da remoto.
Fornisci feedback di persona anziché tramite e-mail.
Non dovresti dare per scontato che il tuo collega sarà in grado di leggere tra le righe e comprendere il tuo punto di vista. In effetti, dovresti evitare di scrivere e-mail che lascino troppo spazio all’interpretazione. Invece, fornisci feedback di persona quando possibile. Ciò contribuirà a garantire che il tuo feedback venga ricevuto dal destinatario esattamente nel modo in cui intendi che sia.
Fai domande per assicurarti di comprendere il punto di vista del tuo collega e per aiutarlo a comprendere il tuo.
Fare domande è un ottimo modo per migliorare la comunicazione con i tuoi colleghi di lavoro a distanza. Puoi porre domande per assicurarti di comprendere la loro prospettiva e per aiutarli a comprendere la tua. In particolare, porre domande aperte che incoraggiano più di una risposta sì/no può essere utile per comprendere il punto di vista dell'altra persona.
Fare domande mostra interesse per ciò che il tuo collega ha da dire e incoraggia un dialogo aperto tra voi due.
Sii utile e generoso nelle tue lodi.
Essere disponibili e generosi nelle lodi è un'altra parte importante dell'essere un comunicatore efficace. Per assicurarti di farlo bene, ecco alcuni suggerimenti:
- Sii specifico. Vuoi assicurarti che il tuo feedback sia chiaro e utilizzabile. Se dici a qualcuno "sembra fantastico!" ma non dare loro alcuna ragione per cui è fantastico o fornire suggerimenti su come possono migliorare, quindi cosa dovrebbero fare con quello? Fornisci dettagli su ciò che ti è piaciuto del loro lavoro in modo che possano imparare dai loro successi e migliorare i loro fallimenti in futuro.
- Usa parole positive. È facile per noi esseri umani prendere le critiche sul personale e nessuno vuole sentirsi come se qualcuno lo criticasse sempre! Quindi, invece di dire qualcosa del tipo “questo non è ancora abbastanza buono; fammi sapere quando è pronto", prova a dire qualcosa di più incoraggiante: "Hai fatto un lavoro fantastico con questa bozza". La differenza tra queste due affermazioni potrebbe sembrare piccola a prima vista, ma la seconda è molto più incoraggiante della prima perché dà all'altra persona il permesso non solo di (1) di non preoccuparsi se il suo lavoro sarà perfetto subito, ma inoltre (2) si sentono orgogliosi di ciò che hanno realizzato finora!
Sii aperto ad accettare le critiche.
Quando si tratta di feedback, la cosa più importante è che tu rimanga aperto al feedback. Considerala un'opportunità per apprendere e migliorare le tue capacità di comunicazione (e talvolta anche la vita).
Se stai fornendo un feedback, assicurati di essere chiaro e conciso con i tuoi punti. È anche utile se puoi fornire un paio di esempi di quando l'altra persona ha fatto questa cosa correttamente in modo che sappia cosa vuol dire "giusto". Se possibile, cerca di non dare l'impressione di essere giudicante o aggressivo in alcun modo: l'obiettivo dovrebbe essere che entrambe le parti coinvolte imparino dalla conversazione.
Dal lato ricevente delle cose, sii disposto ad ascoltare attentamente senza prendere nulla sul personale. Quando qualcuno ha criticato qualcosa riguardo al tuo lavoro o ai tuoi tratti della personalità nel tentativo di essere costruttivo, prenditi un po' di tempo prima di rispondere in modo da poter riflettere sulla sua critica in modo obiettivo senza che le emozioni si intromettano.
Assicurati che i tuoi colleghi abbiano il tempo di prepararsi per una conversazione con te, se possibile.
Nel caso in cui lavorerai in remoto con un collega, è importante tenere presente che potrebbe non essere sempre disponibile nel tuo stesso orario. Ciò può portare a problemi di pianificazione se il tuo stile di lavoro è diverso dal loro.
Se possibile, assicurati che i tuoi colleghi abbiano il tempo di prepararsi per una conversazione con te e assicurati di non programmare riunioni senza prima avvisarli. Questo non solo aiuterà a garantire che la tua riunione si svolga senza intoppi, ma può anche far risparmiare tempo a tutti evitando spostamenti dell'ultimo minuto di programmi o riunioni perse!
Stabilisci aspettative chiare per il progetto in modo da non dover andare avanti e indietro su ciò che è richiesto e su ciò che tutti stanno facendo.
- Utilizza uno strumento di gestione del progetto come Trello o Asana. Queste app sono ottime per impostare liste di controllo, traguardi e date di scadenza. Ti aiuteranno a rimanere in pista durante tutto il corso del tuo lavoro.
- Assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Se lavori in remoto con altre persone, è importante utilizzare strumenti come Slack (uno strumento di chat) e Todoist (un task manager) in modo che tutti sappiano esattamente cosa dovrebbero fare in ogni momento.
- Non perdere tempo andando avanti e indietro su ciò che deve essere fatto! Esistono molti modi diversi in cui puoi definire le aspettative per i membri del tuo team, dalle e-mail alle telefonate, ma è importante che sappiano esattamente cosa dovrebbero aspettarsi gli uni dagli altri prima di iniziare un progetto insieme
Non sprecare il tempo delle persone programmando una riunione per qualcosa che potrebbe essere gestito tramite e-mail o messaggio di testo.
Le riunioni sono un male necessario. Possono offrire l'opportunità di portare tutti sulla stessa lunghezza d'onda, ma possono anche essere una perdita di tempo e uno spreco di denaro se non vengono eseguiti correttamente.
Ad esempio, se noti qualcosa in un documento che necessita di chiarimenti o correzioni, invia un'e-mail con la tua domanda o richiesta di chiarimenti invece di fissare un incontro estemporaneo. Se hai domande su qualcosa relativo al tuo lavoro che richiede ricerca e analisi da parte di più persone, valuta la possibilità di inviare un'e-mail richiedendo le loro risposte anziché tenere una riunione.
Parla apertamente invece di evitare discussioni difficili.
Le conversazioni difficili sono inevitabili. Più aspetti per avere una conversazione difficile, più difficile sarà, e più probabile sarà che altre persone dovranno affrontare la situazione quando non sei nei paraggi.
Se hai paura di avere conversazioni difficili di persona a causa della tua timidezza o introversione, prova a essere più assertivo tramite chiamate vocali o videochiamate. In questo modo, non c'è distanza fisica tra te e il tuo collega (il che può mettere a disagio alcune persone). Se hai l'opportunità di trascorrere del tempo faccia a faccia con qualcuno che è toccato da questa decisione, approfittane!
Una comunicazione efficace significa feedback costruttivo e rispettoso, indipendentemente da come il tuo team lavora insieme
Se sei come la maggior parte delle persone, probabilmente ad un certo punto avrai sentito la frase "il feedback è un dono". Ma cosa significa in realtà? Dare e ricevere feedback è una delle competenze più importanti in ogni rapporto di lavoro. Chiedere, dare e ricevere critica costruttiva è una parte fondamentale della creazione di un ambiente aperto in cui è sicuro correre rischi e condividere idee. Ecco alcuni suggerimenti su come fornire un feedback che sarà utile e apprezzato:
- Sii onesto ma non duro o meschino: l'onestà è una strada a doppio senso: se vuoi che i tuoi dipendenti siano onesti con te riguardo al loro lavoro, spetta a te non prendere i loro commenti sul personale. Ciò può essere particolarmente difficile quando qualcuno ha lavorato in remoto da un altro paese, ma non lasciare che le differenze culturali ostacolino la possibilità di comunicare in modo efficace!
- Sii specifico: quando fornisci suggerimenti o critiche critiche su qualcosa che qualcuno ha fatto (o non ha fatto), concentrati sullo spiegare esattamente cosa necessita di miglioramento invece di fare affermazioni generali su quanto le cose erano migliori prima che questa persona si unisse al team.
Conclusione
La comunicazione è importante quando si lavora da remoto, ma può essere impegnativa. Il modo migliore per evitare la frustrazione e mantenere il tuo team sulla buona strada è praticare un feedback chiaro, rispettoso e costruttivo. Stabilisci aspettative chiare per il progetto in modo da non dover andare avanti e indietro su ciò che è richiesto e su ciò che tutti stanno facendo.
Non sprecare il tempo delle persone programmando una riunione per qualcosa che potrebbe essere gestito tramite e-mail o messaggio di testo. E se ci sono problemi con il tuo lavoro o con il tuo stile di comunicazione, parla apertamente invece di evitare discussioni difficili!
