Far crescere un'azienda, consolidare i rapporti con clienti fedeli, soddisfare le richieste dei dipendenti e pagarli per il loro contributo sono traguardi enormi. Tuttavia, effettuare pagamenti puntuali al personale può essere difficile.
Il mercato del software per la gestione delle buste paga è cresciuto di pari passo HCM ed ERP software che vanta capacità superiori a quelle dei suoi concorrenti. Ecco 16 suggerimenti essenziali per aiutarti a scegliere il software di gestione paghe più adatto alle tue esigenze.
Considera il costo
Ti consigliamo di considerare il prezzo quando decidi se un software è adatto o meno a te. Potresti anche voler vedere quanto costano programmi simili e fare un confronto.
Informarsi sulla struttura dei prezzi, ad esempio se si tratta di una tariffa mensile fissa o proporzionale al numero di utenti aggiunti al sistema. Dovresti anche essere consapevole che il prezzo del software per la gestione delle paghe varierà in base alle dimensioni e alle esigenze della tua azienda.
Elaborazione del libro paga
Prima di installare qualsiasi software, devi determinare esattamente quali funzionalità ti occorrono. Sebbene tutti i software di elaborazione automatizzino le buste paga, ognuno ha le sue funzionalità uniche. Fattori come le trattenute sui premi e la retribuzione dei bonus influiranno sul calcolo della busta paga.
Assicurati che il sistema di gestione delle retribuzioni che stai considerando possa registrare quante ore lavora ogni membro del personale. Oltre a facilitare le detrazioni, il tuo software per la gestione delle buste paga dovrebbe avere le seguenti funzionalità:
- Conservazione dei registri.
- Organizzazione dei compiti.
Integrazione con procedure esistenti
È fondamentale considerare il sistema esistente della tua azienda quando scegli un software specifico. Anche se assumi una terza parte per la gestione elaborazione buste paga, è essenziale selezionare un software per la gestione delle retribuzioni in linea con le procedure operative.
3 modi per superare i debiti una volta per tuttePotresti già utilizzare vari software, inclusi servizi di contabilità e controllo. La selezione di un servizio software per gestione paghe che funzioni in modo efficace con tali sistemi ti aiuterà a risparmiare tempo e fatica nel monitorarli e amministrarli.
Considera le esperienze utente precedenti
Se stai avviando una nuova attività, è consigliabile utilizzare un software per la gestione delle buste paga con buone valutazioni da parte della maggior parte dei clienti precedenti. Scegli un software HCM ed ERP facile da utilizzare invece di uno complesso.
È improbabile che tu possa trarre profitto dal software se il tuo staff non è soddisfatto di usarlo. Puoi chiedere recensioni ad aziende che hanno utilizzato software simili.
Ritenute fiscali e dichiarazioni
La ritenuta fiscale è uno degli aspetti più gravosi dell'elaborazione delle buste paga. A seconda del metodo selezionato, alcune persone possono presentare le proprie tasse trimestralmente alle agenzie locali, statali e federali competenti.
Alcuni possono presentare documenti come W-9 e 1099 per gli appaltatori e W-2 per gli ex dipendenti al Internal Revenue Service (IRS). Nei casi in cui il servizio buste paga garantisce che i propri servizi fiscali siano privi di errori, il cliente non è responsabile di eventuali sanzioni valutate dalle autorità fiscali.
Determina se il software è basato su cloud
Alcune aziende devono operare 24 ore su 24, senza limiti o confini. L'utilizzo di una soluzione di gestione paghe basata su cloud rende semplice per il manager autorizzare richieste fondamentali da remoto.
Consente inoltre ai lavoratori di verificare il proprio stato lavorativo e apportare le modifiche necessarie. Inoltre, avere un hub centrale da cui gestire tutte le operazioni riduce la complessità per tutti.
Quanto costa perdere un dipendente?Oltre a fornire accessibilità da qualsiasi luogo, le soluzioni cloud offrono solitamente un'opzione di pagamento mensile, consentendoti di allungare la spesa del software ed evitare un ingente investimento iniziale.
Accesso all'assistenza clienti
Valuta se hai bisogno di una guida per passare dalla gestione delle buste paga con un foglio di calcolo al software o se puoi navigare tra le nozioni di base in modo indipendente.
La misura in cui è possibile accedere all'assistenza clienti varia da un fornitore di servizi a un altro. Mentre alcuni servizi assegneranno al tuo account un unico referente, altri metteranno a tua disposizione l'intero staff. Pensa alle tue esigenze prima di prendere una decisione definitiva.
Pensa alla riservatezza
Servizi di buste paga, come salari del personale e rapporti sulle prestazioni, comportano molte informazioni private. Dovresti considerare attentamente le funzionalità di sicurezza offerte da qualsiasi software per buste paga che desideri acquistare. È consigliabile cercarne uno che offra la crittografia multilivello.
Preferibilmente, la soluzione dovrebbe consentire di definire con precisione le responsabilità di tutti i dipartimenti, impedendo l'accesso alle informazioni sensibili a chi non dovrebbe averne.
Sarebbe meglio controllare l'accesso e i ruoli utente in modo da poter invitare persone di diversi dipartimenti a collaborare con te, assegnare più responsabilità e impostare autorizzazioni per ogni unità.
Avrai il controllo completo su tutte le informazioni di identificazione personale e sarai in grado di comunicare senza problemi tra più reparti.
Il tuo team delle risorse umane apprezzerà il software di gestione paghe con report di audit trail per rintracciare e sondare eventuali modifiche non autorizzate ai dati dei lavoratori.
Rispetto della legge
Oltre alle tipiche normative sui salari, controlla se ci sono leggi aggiuntive che l'azienda che elaborerà le buste paga deve seguire. In tal caso, valuta la possibilità di scegliere un software conforme alle leggi applicabili.
Il mantenimento della legittimità della vostra azienda dipende dal rispetto delle leggi applicabili. Sarebbe utile se utilizzassi una soluzione che calcoli istantaneamente cose come il fondo di previdenza (PF) e l'imposta sul reddito per il tuo personale.
Il programma dovrebbe consentirti di modificare le impostazioni PF a tuo piacimento, creare report organizzati per una facile rendicontazione fiscale e adeguarti alle nuove linee guida in modo efficiente.
Parametri salariali regolabili
La tua forza lavoro può essere un misto di professionisti esperti e stagisti appena assunti. Ti sarà più facile gestire le buste paga, i budget del team e le spese del personale se riesci a soddisfare i vari accordi di compensazione all'interno della tua azienda.
La soluzione scelta dovrebbe consentirti di adattare gli stipendi a un'ampia gamma di ruoli e responsabilità. Ad esempio, il personale addetto alle vendite sul campo potrebbe richiedere un limite di rimborso per il gas più elevato rispetto a quello richiesto dai professionisti del marketing in ufficio. Inoltre, dovrebbe consentirti di salvare tali configurazioni come progetti e applicarle alle nuove assunzioni in futuro.
Trasferimenti salariali elettronici
Prendi in considerazione i servizi di gestione paghe che hanno stabilito rapporti con le principali banche di deposito diretto. Ciò ti consente di depositare gli stipendi direttamente sui conti bancari dei lavoratori senza lasciare il software del libro paga.
Puoi anche scegliere un software che ti consenta di inviare i pagamenti ai tuoi lavoratori raccogliendo e inserendo le loro coordinate bancarie durante il reclutamento e la selezione.
Un software efficiente consente un rapido trasferimento dello stipendio tramite informazioni bancarie precompilate durante il giorno di paga. Queste alternative sono affidabili e assicurano al tuo personale che riceverà lo stipendio in tempo.
Portale self-service per il personale
Il reparto buste paga opera secondo orari rigorosi e scadenze rigorose. La soluzione scelta dovrebbe includere un'interfaccia self-service per i lavoratori. È conveniente che i lavoratori presentino elettronicamente la documentazione per le dichiarazioni dei redditi e i rimborsi.
Inoltre, ridurrai la probabilità di mancata corrispondenza dei record dei lavoratori. Puoi stabilire date di scadenza e inviare promemoria automatici per garantire che i lavoratori inviino i documenti in tempo. Diventa più semplice verificare le voci online, consentendo alle fatture di rimborso di classificarsi in categorie appropriate.
Supporto per fogli di calcolo
L'elaborazione delle buste paga richiede una serie di input, la maggior parte dei quali si ottengono da luoghi diversi. Poiché si tratta del metodo di archiviazione dei dati standard in molte aziende, è essenziale trovare un software in grado di elaborare l'input del foglio di calcolo.
Evita il lungo processo di generazione manuale delle voci dei lavoratori importando set di big data utilizzando la funzione di importazione. Il software dovrebbe consentire di caricare le voci dei lavoratori in blocco. Avrai accesso rapido a dati come profili dei lavoratori, conti bancari e storie lavorative.
Transazioni complete e definitive
Qualsiasi decisione di licenziare un lavoratore è dura. Tuttavia, la procedura dovrebbe procedere senza intoppi una volta presa una decisione.
Assicurati che il software che stai valutando di acquistare ti consenta di tenere conto delle mance, dei bonus, delle commissioni e delle ferie non percepite dai lavoratori. Dovrebbe anche avere un'alternativa per inviare buste paga o promemoria a un indirizzo e-mail specificato dal dipendente.
Numero di lavoratori
Prima di scegliere il software di gestione paghe specifico, è fondamentale determinare il numero di lavoratori che il sistema di gestione paghe dovrà accogliere. Considerare la stagionalità e gli eventuali cambiamenti di personale che potrebbero verificarsi nel calcolo di questo numero.
Incorpora i nuovi assunti e i dipendenti in partenza perché se qualcuno se ne va, le sue informazioni devono rimanere nel tuo software di gestione stipendi durante tutto l'anno per essere utilizzate nei report di fine anno. Ricorda che la maggior parte dei fornitori di servizi addebiterà i costi in base alle dimensioni della forza lavoro.
Chiedi se c'è un periodo di prova
Provare un pacchetto buste paga prima di acquistarlo è un ottimo modo per assicurarti che soddisfi le tue esigenze. La maggior parte dei fornitori di software per buste paga ora offre demo gratuite o periodi di prova, quindi puoi provare il software prima di impegnarti ad acquistarlo.
Sarebbe meglio se l'azienda consentisse un abbonamento di prova gratuito senza raccogliere le informazioni di pagamento. Se ritieni che il software sia ideale per la tua attività ma necessiti di personalizzazioni specifiche, puoi inviare un feedback al venditore.
Considerazioni finali
Investire in un software per la gestione delle paghe è una decisione finanziaria e operativa fondamentale per la tua azienda. Tuttavia, è facile lasciarsi trasportare dall'entusiasmo per le soluzioni HCM ed ERP disponibili sul mercato. Dovresti conoscere i requisiti della tua azienda prima di acquistare il sistema di gestione paghe appropriato.
Seleziona un software per buste paga che dia priorità alle esigenze degli utenti in termini di facilità d'uso, accessibilità, servizio clienti e sicurezza dei dati. Con il software giusto, puoi gettare le basi per un'azienda di successo che prospererà nel prossimo futuro.
