Quando si tratta di gestire con successo i progetti utilizzando le RFI, difficilmente si può minare il valore della trasparenza e della comunicazione efficace. Negli ultimi anni il mercato delle costruzioni è diventato molto competitivo. I responsabili dei progetti di costruzione devono utilizzare le RFI in modo diplomatico in questo paradigma di business digitalizzato.
Come sapete, RFI o la Richiesta di informazioni contribuisce notevolmente a ottenere informazioni rilevanti da appaltatori, subappaltatori, clienti e project manager. Le parti coinvolte potrebbero richiedere informazioni riguardanti specifiche del progetto, disegni, materiali e altri aspetti. Essere tattici durante la gestione della RFI semplificherebbe l'intero processo.
In questo post, gli esperti di VaiBridgit abbiamo ideato alcune strategie per aiutarti a gestire i tuoi progetti di costruzione con destrezza.
Cosa rende la RFI così cruciale nel settore edile?
In qualità di project manager di costruzione, dovresti esserne consapevole 56% dei progetti fallire per mancanza di comunicazione. Inoltre, ben il 27% dei società di costruzioni non riescono a raggiungere gli obiettivi del progetto a causa della mancanza di un contatto adeguato con i propri clienti.
Queste cifre rivelano chiaramente la necessità di un processo di scambio di informazioni trasparente e semplice tra le parti coinvolte. Un corretto processo RFI garantisce questa chiarezza nella comunicazione, sia all'interno dell'azienda che con i propri clienti.
- Con le RFI è possibile semplificare l'intero processo di comunicazione.
- Utilizzando correttamente le RFI è possibile organizzare il processo di documentazione, utilizzando modelli standardizzati per documentare le informazioni.
- RFI semplificherebbe la comunicazione interna, fornendo in modo chiaro all'interessato tutte le informazioni rilevanti.
I migliori consigli per utilizzare le RFI per la gestione dei progetti di costruzione
Ecco alcuni suggerimenti per utilizzare in modo efficace le RFI.
Non dare mai per scontato le cose
Dare per scontato che cose non siano realmente vere sembra essere una fonte chiave di incomprensioni in un progetto. A volte, potresti essere sicuro della risposta di un cliente. Alla fine, potresti aver scoperto di aver interpretato male le informazioni, causando costosi ritardi.
Distribuzione delle RFI in progetto di costruzione la gestione minimizzerebbe le possibilità di tali errori. Ciò garantisce che i tuoi progetti rimangano adeguatamente sincronizzati con le aspettative. Se hai dei dubbi, chiarisci semplicemente il punto piuttosto che dare per scontato le cose.
Mantieni la semplicità
Per mantenere la semplicità nel documento RFI, prova a concentrarti su 5W e 1H. Mantenendo le cose informative e semplici, rispondi a queste domande in un'unica frase. Inoltre, se nel documento sono presenti messaggi lunghi, è necessario suddividerli.
Inoltre, non trascurare le soluzioni consigliate in breve. Quanto più semplicistica risulta essere la tua RFI, tanto più facile sarà per l'altra parte interpretarla e ripristinarla.
Rispondere alle richieste di informazioni
Fornire sempre una risposta completa alle RDI, senza essere ambigue. Assicurati di non presentare troppe opzioni al destinatario, causando problemi di comunicazione. Inoltre, indica chiaramente la tua raccomandazione quando si tratta di rispondere alle specifiche.
Piuttosto che comunicazioni verbali, esegui ogni processo attraverso un processo documentato. In caso di controversia, ciò aumenterà la tua credibilità.
Per valorizzare il tempo, assicurati di rispondere alle richieste di informazioni entro una settimana. Prima rispondi, più velocemente il progetto sarà completato.
Distribuisci uno strumento basato sul cloud per l'edilizia
Distribuisci software di costruzione basato sul cloud per semplificare il processo. Ciò consentirebbe a lavoratori, dirigenti, appaltatori e subappaltatori di interagire virtualmente e coordinarsi. Sarebbero anche in grado di porre domande essenziali, discutere problemi e sviluppare le soluzioni necessarie.
Ricorda, potresti finire per smarrire le RFI cartacee. Inoltre, il processo richiederebbe anche molto tempo. Con uno strumento basato su cloud, sarai in grado di gestire più RDI con un'unica interfaccia.
Inoltre, a cloud-based Il software RFI manterrebbe tutte le parti coinvolte nel progetto sulla stessa lunghezza d'onda. Ciò porterebbe a una maggiore produttività attraverso una migliore sincronizzazione.
Porta avanti discussioni durante le riunioni in sede
Durante gli incontri con appaltatori, subappaltatori e architetti, promuovi uno sforzo più coordinativo. Inoltre, provare a coinvolgere partner commerciali e subappaltatori nelle prime fasi del processo di progettazione. Con la collaborazione e la discussione anticipata, puoi eliminare alcune RDI.
Inoltre, durante questi incontri è possibile informarsi sul processo RFI rilevante. Rispondere alle domande pertinenti prima dell'inizio della costruzione farebbe risparmiare tempo e denaro a tutte le parti.
Correggi le date di scadenza
Quando una parte riceve una RFI dal tuo terminale, dovrebbe avere un'idea chiara del tempo di risposta. Per evitare ritardi, includere nella RFI una dichiarazione in cui si afferma che si richiede una risposta entro una data specificata. Nel caso in cui il rispondente non fornisca le risposte entro il tempo stabilito, è possibile ritenere la parte responsabile del ritardo.
Spesso i ritardi nella costruzione comportano costose revisioni. Con il software RFI avanzato, puoi trarre vantaggio da allarmi e promemoria automatizzati.
Continua ad aggiornare continuamente lo stato di Rfis
Tutti i membri del tuo team dovrebbero essere informati sullo stato di avanzamento del progetto. Pertanto, è necessario aggiornare continuamente lo stato delle RFI.
Inoltre, è necessario documentare le mosse che potrebbero causare ritardi. Ad esempio, se contatti un appaltatore e la persona non è disponibile, assicurati di aggiornarlo. Questa documentazione ti metterà su un piano più forte in caso di controversie nella pianificazione del progetto a causa del ritardo. Dopotutto, la mancanza di reattività può portare a ritardi significativi nel settore edile.
Mantieni tutte le parti coinvolte
Dare priorità alla comunicazione nelle RFI e garantire che tutte le parti importanti siano incluse. Nel caso in cui la tua squadra continui ad aspettare sul campo ulteriori indicazioni, assicurati di aggiornarla sullo stato della RFI.
Gli strumenti avanzati di RFI si rivelano utili, poiché i project manager possono aggiungere tutte le parti interessate per controllare il processo di RFI. Questo approccio collaborativo può pacificare il tuo progetto in modo significativo.
Nota di chiusura
Ricordarsi di verificare l'autenticità, la completezza e la pertinenza di ciascuna risposta in arrivo. Aderendo alle migliori pratiche di gestione di RFI puoi aiutarti a completare i progetti entro le scadenze.
Inoltre, non si verificheranno superamenti dei costi a causa dei ritardi conseguenti. Questo spiega perché i project manager di successo nel settore edile utilizzano software RFI avanzati per semplificare i loro processi.
