In un'azienda, i dipartimenti dalle vendite alle risorse umane sono responsabili della gestione di documenti, dati e altri input vitali per soddisfare la quota delle loro responsabilità o più. Gestione dei processi aziendali automatizza e sistematizza le attività ripetibili che ostacolano il flusso di produttività.
È inoltre definito come una finestra trasparente su attività disparate, che riunisce tutte le funzioni sotto l'ombrello automatizzato, unico e basato sui processi dell'azienda.
Quattro metodologie di base.
- Ottimizzazione: rendi i processi quotidiani della tua azienda più efficienti ed economici e controlla gli errori delle applicazioni e l'immissione dei dati.
- Gestione: in ogni processo, ottieni informazioni dettagliate sui dati aziendali e sui processi affettivi dei partecipanti.
- Automatizzazione: evolvi i processi della tua azienda da processi manuali a processi elettronici in cui i moduli Web raccolgono dati e li trasferiscono in modo efficace da/verso le tue applicazioni originali di terze parti.
- Modellazione: misura i costi e i tempi necessari e mappa il processo per eseguire in modo efficace i processi necessari.
Vantaggi delle soluzioni di gestione dei processi aziendali
Una soluzione BPM alle esigenze di un'azienda inizia con l'allineamento degli obiettivi di business utilizzando uno sguardo rivolto alla creazione di valore avviando il cambiamento dei processi.
Ciò porta quindi a una progettazione e comprensione approfondite dei processi rappresentativi seguendo un quadro standard di un settore come ITIL, COBIT, COSO e più tipicamente.
Una base basata sul BPM fornisce la gestione completa del ciclo di vita dei processi aziendali, integra tutte le tecnologie e incorpora le persone, tecnologie, e l'efficienza dei processi.
Molte delle soluzioni attuali del mercato non sono in grado di fornire soluzioni a prova di futuro. Rispetto a soluzioni puntuali specifiche, la gestione dei documenti, ERPe soluzioni basate solo su framework, le soluzioni BPM sono realizzate e progettate per gestire i requisiti futuri in modo efficiente e con la flessibilità che offrono.
- Fornisce crescita, esegue una strategia aziendale integrata, gestisce il cambiamento e massimizza la riduzione dei costi.
- Estende la gestione del controllo a tutta la tecnologia e consente l'integrazione tra aziende su larga scala.
- Consente l'espansione da processi esclusivi del reparto a un BPM più ampio per migliorare il valore aziendale.
- Gestisce in modo efficace il cambiamento man mano che leggi, requisiti, normative e processi cambiano.
- Fornisce un ambiente strutturato ma personalizzabile per l'estensione dei requisiti di settore e di processo nell'automazione per ridurre i costi di formazione.
Fasi della gestione dei processi aziendali (BPM)
Un'organizzazione è definita come un gruppo di persone che cooperano in modo evidente. Ecco le cose da cui puoi iniziare per comprendere gli ostacoli quando collabori in un'organizzazione. Identifica il ostacoli alla produttività, nonché iniziare a modellare flussi di lavoro automatizzati altamente produttivi.
Fase 1: pianificare il processo BPM
In questa fase, devi iniziare riunendo e incontrando i principali stakeholder della tua azienda. Queste persone sono vitali poiché, in quanto principali stakeholder, la trasformazione della tua organizzazione non sarà efficace senza il loro consenso.
Forma il tuo personale e sfrutta i vantaggi di un nuovo flusso di lavoro. Avrai anche bisogno dell’assistenza dei leader chiave nella gestione delle transizioni.
Quali processi sono gli obiettivi principali dell’automazione?
Iniziare con un trasformatore primario, quello centrale per l'offerta della produzione di prodotti o servizi. Per quanto riguarda il software, c'è qualche collo di bottiglia, o sono troppi, nell'assicurare l'approvazione per la nuova iterazione del lancio delle patch di servizio?
Le trattative sono state ritardate a causa del trasferimento manuale effettuato dal team di vendita dei dati dei clienti a un accordo finale CRM?
Collabora con una società di consulenza per lo sviluppo della leadership: scopri perchéSuccessivamente, devi esaminare i tuoi processi secondari. Si riferiscono ai processi di supporto che aiutano a garantire il funzionamento continuo e regolare della vostra organizzazione.
Ci sono troppi punti di strozzatura che rallentano il flusso delle richieste di ferie dei dipendenti? Il team di marketing della tua azienda non ha mai raccolto materiale dai social media?
Oltre a ciò, devi uscire dalla C-Suite per ottenere approfondimenti dai membri di ciascun team che si destreggia in prima persona tra i processi. Hanno una comprensione dei dettagli di ogni fase del percorso e possono fornire utili delucidazioni sul lavoro in prima linea.
Passaggio 2: crea un diagramma e progetta il tuo BPM
Analizzare e stilare un elenco delle persone e delle azioni responsabili del continuo avanzamento del processo.
Delinea la sequenza di eventi visivamente essenziali per raggiungere gli obiettivi desiderati. Puoi iniziare con uno schizzo del processo o una narrazione con un grafico illustrativo o un altro diagramma. Di seguito sono riportati i fattori che devi considerare.
- Connessioni esterne: I processi dell'azienda devono essere collegati a un database esterno come controlli di cittadinanza o punteggi di credito? Se il tuo team accede manualmente ai record esterni per la verifica delle informazioni, crea un elenco per l'integrazione dei potenziali candidati.
- Approvazioni richieste: Chi ha bisogno di approvare le fasi del processo prima che il gradino successivo voglia che venga tramandato?
- Scenari di approvazione: Quando una persona ha approvato il passaggio, cosa accadrà allora? E se lo rifiutassero? È necessario tenere a mente i risultati e identificare i possibili risultati di ciascuno.
- Tempi regolamentari: È necessario presentare un modulo all'organismo di regolamentazione entro un termine? Chi riceverà la notifica una volta che è rimasto in ritardo? È necessario essere il più precisi possibile per evitare confusione. Se il diagramma è dettagliato, si tradurrà in un flusso di lavoro finale efficiente.
- Requisiti di archiviazione: Di quali moduli o quadro digitale ha bisogno il sistema come spazio di archiviazione per un accesso successivo? Esempi di ciò sono documenti del cliente come W2, patente di guida o richiesta di prestito.
Passaggio 3: esecuzione del processo
Qui, ora implementerai i processi progettati. Utilizza piattaforme intuitive come ProcessMaker in modo da poter trasferire il diagramma o la narrazione dal secondo passaggio per diventare un processo automatizzato completamente funzionante.
A parte questo, gli strumenti drag-and-drop e senza codice di ProcessMaker stanno semplificando il processo per chiunque.
Ciò include anche coloro che non hanno sufficiente esperienza nel settore IT, che si occupa dell'esecuzione e della progettazione di app e moduli necessari per l'avvio di nuovi flussi di lavoro dei processi.
Passaggio 4: monitorare e misurare
Flussi di lavoro automatizzati non sono "imposta e dimentica". Dopo aver reso attivo il processo, dovrai ora monitorarlo continuamente. Cerca eventuali colli di bottiglia o passaggi mancanti. Inoltre, controlla se sono ancora necessari interventi manuali.
Passaggio 5: perfezionare
La messa a punto è necessaria in ogni processo. Dopo aver esaminato le prestazioni nel quarto passaggio, ora puoi implementare i miglioramenti e le modifiche necessarie. Assicurarsi che la gestione sia in continua evoluzione. Affinare il processo è importante, proprio come il processo di implementazione in primo luogo.
