Cos’è realmente la gestione degli eventi?

La definizione di gestione degli eventi è abbastanza ovvio: il processo di pianificazione e gestione di un evento.

Se sei confuso su come i termini “gestione eventi” e “pianificazione eventi” siano spesso usati in modo intercambiabile, praticamente in tutti i casi si riferiscono alla stessa cosa. Qualsiasi evento, grande o piccolo, da un semplice incontro, concerti, fiere, seminari/webinar, convegni e conferenze andrete a richiedono un’adeguata gestione degli eventi.

In pratica, l'event management consiste nel presidiare tutta la logistica necessaria nella preparazione dell'evento e durante lo svolgimento dell'evento stesso.

La persona che esegue la gestione dell'evento è chiamata manager dell'evento ed è anche responsabile della gestione delle altre persone coinvolte nell'evento: membri del team dell'evento, relatori/espositori, fornitori di terze parti, sponsor e altro ancora.

Ulteriori compiti di un gestore di eventi potrebbero includere la gestione del budget dell'evento e, nel complesso, il gestore di eventi è responsabile della supervisione dell'esecuzione dell'intero evento.

Gestione degli eventi passo dopo passo: come lanciare con successo il tuo evento

Non esistono due eventi uguali: ognuno potrebbe avere scopi, budget e partecipanti target diversi. Pertanto, ogni evento richiederebbe approcci di gestione degli eventi unici.

Però, contro tutti i la gestione degli eventi dovrebbe includere questi sette passaggi fondamentali per lanciare con successo il tuo evento.

Passaggio 1: definire gli obiettivi dell'evento

Prima di pianificare qualsiasi altra cosa, dovresti definire il primario obiettivo dell'evento.

Sebbene tu possa certamente mirare a diversi obiettivi diversi, dovresti decidere un obiettivo principale dell'evento. Questo obiettivo primario ti aiuterà a decidere che tipo di eventi dovresti ospitare, quali relatori/artisti/espositori invitare e altri dettagli.

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Gli obiettivi primari comuni possono essere.

• Promuovere le vendite dirette durante l'evento.
• Aumentare la consapevolezza del marchio.
• Lancio di un prodotto.

Potrai quindi decidere gli obiettivi portanti dell'evento, ad esempio “aumento Social Media condivisioni durante l’evento”. Assicurati di utilizzare il file Principi degli obiettivi SMART quando definisci i tuoi obiettivi: Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante, e Limitato al tempo.

Passaggio 2: crea il tuo evento e stima un budget

Ora che hai definito i tuoi scopi e obiettivi, puoi iniziare a creare una bozza di piano per il tuo evento considerando i seguenti dettagli.

• Lasso di tempo: Un arco temporale approssimativo per l'evento andrà bene, ad esempio, il secondo trimestre del 2.
• Partecipanti target: quanti ospiti saranno il tuo target? Se si tratta di un evento di persona, ciò influenzerà anche le dimensioni della sede.
• Sede: Se hai intenzione di rivolgerti a partecipanti globali, potresti prendere in considerazione l'idea di ospitare un evento virtuale. Se si tratta di un evento dal vivo, crea un elenco di possibili sedi.
• Tipo di evento: conferenze? Concerti? Seminari? Eccetera.

Dopo aver redatto tutti i dettagli, puoi iniziare a stimare un budget.

È meglio stabilire un budget stimato il prima possibile per evitare potenziali sorprese. Puoi sempre aggiornare il tuo budget di tanto in tanto durante il processo, ma ricorda di mantenere un budget accurato che rifletta eventuali aggiornamenti apportati.

Passaggio 3: proteggi la sede e la data dell'evento

È molto importante proteggere la sede e la data dell'evento più presto poiché influenzeranno il resto delle fasi di gestione del tuo evento. Dovresti considerare le date giuste per la sede in base a fattori come i costi di viaggio stagionali e altri fattori, nonché le preferenze dei partecipanti target.

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Soprattutto se hai bisogno che il tuo evento avvenga in una data specifica (ad esempio l'anniversario della tua azienda), dovresti cercare le opzioni per la sede il prima possibile.

Passaggio 4: creazione del team dell'evento

Se si è pianificazione della gestione dell'evento da solo, puoi saltare questo passaggio. Tuttavia, per eventi più grandi, avere una squadra performante è fondamentale per garantire una corretta esecuzione.

Il tuo team dell'evento dovrebbe includere i seguenti ruoli.

• Manager di eventi: responsabile della supervisione di tutto e di tutti coloro che sono coinvolti nell'evento.
• programmazione: stabilire il programma dell'evento e garantire che il programma sia aggiornato.
• Direttore del locale: la persona responsabile di tutto ciò che accade nella sede durante l'evento, il contatto principale per i fornitori e gli sponsor quando sono sul posto, nonché i membri del team e i volontari sul posto.
• Creativo: responsabile del visual design di tutto ciò che riguarda l'evento.
• Marketing: abbastanza autoesplicativo, responsabile del marketing e delle promozioni
• Registrazione/check-in: assicurandosi che il processo di registrazione durante l'evento si svolga senza intoppi.
• sponsorizzazioni: garantire la sponsorizzazione e mantenere i rapporti con gli sponsor.

Se il tuo team è piuttosto piccolo, va bene lasciare che i membri abbiano due o più ruoli. Con il team a posto, ora sei pronto per creare un piano di eventi completo e un software del sistema di gestione degli eventi può aiutare a semplificare la collaborazione dei membri del team e a tenere conto di tutti gli elementi in movimento del team di gestione dell'evento.

Passaggio 5: branding dell'evento

Un marchio forte dell’evento aiuterebbe in modo significativo a promuovere l’evento e dovrebbe includere.

• Nome e Cognome: un nome accattivante e facile da ricordare che spieghi di cosa si tratta.
• Logo ed elementi di design: colori del marchio, tipografia, ecc.
• Materiale collaterale del marchio: segnaletica in loco, firme e-mail, sito Web, ecc.

Passaggio 6: pianificare i dettagli

Qui è dove pianificherai i dettagli dell'evento: chi saranno i relatori/espositori/performer? Quanti giorni durerà l'evento? Quali cibi e bevande servire? Che tipi di intrattenimento includerai tra una sessione e l'altra? E così via.

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Questo è anche il luogo in cui dovrai assicurarti espositori, relatori, artisti e sponsor.

Passaggio 7: creazione dello stack tecnologico

Al giorno d'oggi è praticamente impossibile ospitare qualsiasi evento senza l'aiuto della tecnologia.

Dovresti considerare.

• Registrazione e check-in: dovrai fornire ai tuoi ospiti un modo semplice per registrarsi ed effettuare il check-in al tuo evento.
• App per dispositivi mobili: opzionale software di gestione degli eventi, ma può aiutarti ad essere organizzato con i tuoi eventi.
• Feedback/sondaggio: gestione delle indagini pre-evento e post-evento.
• Produttività: Il software di gestione degli eventi può aiutarti a gestire le collaborazioni del team e a tenere traccia di tutti i dettagli.

Inoltre, se stai organizzando un evento virtuale, dovrai anche scegliere una piattaforma di videoconferenza e/o di live streaming, tra gli altri strumenti.

Una gestione degli eventi tutto in uno piattaforma come EventMobi può aiutarti con la maggior parte delle funzioni chiave di cui avrai bisogno, quindi non devi preoccuparti di integrare diversi strumenti disconnessi e puoi concentrarti sulla gestione degli eventi, tra gli altri strumenti.

Pensieri di chiusura

Insieme, ciascuno di questi passaggi di gestione dell'evento ti aiuterà a lanciare con successo il tuo evento. Esegui attentamente ogni passaggio per garantire il successo e ricorda che il diavolo è nei dettagli.

Nella gestione degli eventi è fondamentale pianificare tutto il prima possibile. Un vantaggio può significare molto in modo da poter gestire tutti i diversi dettagli anticipando e adattandosi ai cambiamenti necessari lungo il percorso.

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