I proprietari di piccole imprese sono generalmente molto concentrati sui profitti. Qualsiasi spesa, non importa quanto piccola, può avere un effetto a catena sul budget complessivo, quindi tenere sotto stretto controllo tutte le spese è una priorità.
Tuttavia, c'è un'area in cui molti imprenditori non stanno facendo tutto il possibile per tenere sotto controllo i costi. Quando si tratta di gestire le risorse IT, non è raro che gli imprenditori si concentrino sull'acquisto iniziale degli strumenti necessari e sui costi di manutenzione mensile, dimenticando che si tratta di investimenti che devono essere massimizzati per ottenere il massimo beneficio possibile.
Non prestando attenzione ai rinnovi delle licenze, ad esempio, le piccole imprese potrebbero pagare migliaia di dollari in più del necessario ogni anno – e questa è solo la punta dell'iceberg.
Per tale motivo, Gestione delle risorse IT deve essere una parte fondamentale di qualsiasi piano IT aziendale. Senza di esso, spenderai molto più del necessario.
Audit, rinnovi e gestione del ciclo di vita
In termini più semplici, la gestione delle risorse IT significa sapere esattamente quali risorse si hanno: hardware e Software – e dove si trovano, come vengono utilizzati, in quale fase del loro ciclo di vita si trovano e, se applicabile, quando scadono e devono essere rinnovati o sostituiti.
Grazie a queste informazioni, il tuo team IT può prendere decisioni intelligenti su quali apparecchiature investire successivamente, sviluppare budget più accurati ed eliminare gli sprechi, il che può avere un effetto positivo sui profitti complessivi.
5 idee per aiutarti ad accelerare il tuo businessLa gestione delle risorse IT aiuta a ridurre i costi in diversi modi chiave:
1) Gestione dell'audit.
Molte delle principali tecnologie aziende, tra cui Microsoft, Oracle e IBM stanno diventando più aggressivi negli audit dei clienti, in cui cercano casi in cui le aziende utilizzano apparecchiature e software senza licenza o con licenza inappropriata/inadeguata.
Non solo un audit può rivelarsi costoso nel caso in cui non si rispettino i contratti con i fornitori (in media, un audit IT può costare a un'azienda circa $ 100,000 o più), ma il tempo necessario a raccogliere informazioni per dimostrare la conformità riduce la produttività. Ad esempio, in un recente audit che ha fatto notizia, un'importante azienda manifatturiera è stata costretta a produrre più di 200,000 pagine di documentazione relativa alle proprie risorse IT.
Anche se è probabile che la tua piccola impresa abbia un onere molto minore, l'utilizzo di uno strumento per la gestione delle risorse software che consenta una visione immediata di ciò che hai e di come viene utilizzato può rendere il processo di audit più fluido e risparmiare denaro su multe e commissioni. .
2) Massimizzazione delle risorse.
Sai come viene utilizzata ogni apparecchiatura e software IT nella tua azienda? Tutti i tuoi dipendenti utilizzano il software in cui hai investito e per il quale hai pagato i costi di licenza? Quando è il momento di aggiornare il sistema operativo, sai esattamente quante macchine sono presenti nella rete e quali sono i requisiti di memoria?
Queste sono solo alcune delle considerazioni da fare quando si gestisce l'IT e alcune delle aree che potrebbero potenzialmente costare denaro alla tua azienda. Se investi in un programma software utilizzato solo da poche persone all'interno dell'azienda, non è necessario acquistare licenze per tutti. Oppure, a seconda delle funzionalità che utilizzi su un'applicazione, potresti non dover pagare per il livello di licenza di cui disponi attualmente.
I servizi delle agenzie di marketing forniscono ciò di cui hai bisogno per la tua attivitàGestendo in modo efficace le risorse e monitorando ciò che possiedi e come viene utilizzato, puoi assicurarti di ottenere il massimo valore dai tuoi investimenti.
3) Gestione del ciclo di vita delle apparecchiature.
L'IT richiede investimenti continui per aggiornare e sostituire apparecchiature obsolete, non più adeguate o scadute. Dato che alcuni componenti hardware sono molto costosi e devono essere noleggiati, è fondamentale che le piccole imprese rispettino i contratti di locazione e quando scadono, in modo da evitare di pagare costi aggiuntivi per continuare a utilizzare apparecchiature obsolete o di pagare più del dovuto per avere inaspettatamente sostituire una macchina obsoleta.
Sapere cosa hai, quando lo hai ricevuto e quando deve essere sostituito consente una migliore gestione del budget e delle spese in generale.
Uno dei principali fattori di successo di qualsiasi piccola impresa oggi è la capacità di farlo tenere traccia delle metriche chiave e prendere decisioni basate su dati reali. Le risorse IT non sono diverse. Grazie a un solido programma di gestione delle risorse che consente una visione completa delle partecipazioni dell'azienda e avvisi su questioni chiave, le piccole imprese possono rimanere al passo con i tempi e gestire meglio i budget IT complessivi.
