Un flusso di lavoro determina il successo di un progetto. Quando indirizzi la visione di un team verso un obiettivo aziendale comune e ne ottimizzi i processi, riduci automaticamente le possibilità di compromettere il successo di un progetto. Ma c’è qualcosa che potresti fare per contribuire al successo sicuro di un progetto? Assolutamente! Attraverso l'ottimizzazione del flusso di lavoro.
Ogni progetto è unico, il che significa che richiede un flusso di lavoro distinto, ottimizzato per un progetto specifico. Ciò potrebbe comportare l’automazione delle attività ricorrenti, la delega delle attività in base alle diverse capacità e l’adozione di soluzioni robuste software di gestione del flusso di lavoro.
Anche quando lavori con due progetti simili, dovrai comunque disporre di un flusso di lavoro progettato e ottimizzato in modo unico per ciascuno.
Ma perché? Come comunemente acclamato, non esistono due individui con le stesse realtà, il che significa che non esistono due progetti con le stesse esigenze di flusso di lavoro. Pertanto, richiedono una soluzione da implementare per le loro esigenze specifiche. Quindi, come puoi creare un flusso di lavoro perfettamente ottimizzato per realizzare un progetto di successo?
Questo articolo esplorerà le strategie per la gestione del flusso di lavoro ottimizzando i flussi di lavoro. Ma prima, diamo un'occhiata all'ottimizzazione del flusso di lavoro.
Che cos'è l'ottimizzazione del flusso di lavoro
Si riferisce all'analisi dei processi di un'organizzazione e all'adozione di alcune misure per renderli ancora più efficienti. Il miglioramento del flusso di lavoro prevede una valutazione dei KPI, revisioni di prima mano, feedback dei colleghi e strumenti. Gli obiettivi primari dell’ottimizzazione del flusso di lavoro sono abbastanza chiari.
- Documentare i processi e ottenere il massimo dai sistemi e dai processi di un'azienda.
- Aumentare la velocità o il ritmo con cui i progetti vengono completati.
- Ridurre l’attrito tra pari, soprattutto nella comunicazione.
Il problema è che la maggior parte delle organizzazioni sceglie uno o due degli obiettivi sopra indicati invece di goderseli tutti. Un’azienda non dovrebbe sacrificare la qualità del proprio lavoro a favore della velocità o addirittura rischiare il burnout dei dipendenti a causa di una cattiva organizzazione o di processi inefficienti. Tuttavia, ciò accade troppo spesso.
Stai cercando di potenziare il tuo blog di e-commerce? 3 Idee e ispirazione per gli argomentiAttraverso un'attenta analisi del flusso di lavoro, puoi determinare come arrivare a un equilibrio che migliori le operazioni della tua azienda.
Strategie per la gestione del flusso di lavoro
Eliminare i colli di bottiglia derivanti dalle approvazioni
Idealmente, nessuno dovrebbe essere coinvolto nel gioco di attesa per portare avanti il progetto. Tuttavia, i colli di bottiglia non riguardano solo una persona. Ogni volta che le approvazioni vengono confermate, provocano un effetto a catena che costringe i dipendenti produttivi a iniziare a sospendere le attività in attesa di una risposta. Tuttavia, porre fine ai colli di bottiglia dell’approvazione è più facile di quanto si pensi. Iniziare con.
- Riduci i passaggi necessari per ottenere l'approvazione di qualcosa nella tua azienda. Ciò potrebbe significare coinvolgere meno decisori o ridurre gli stati di revisione per un determinato progetto.
- Assicurati di compiere sforzi consapevoli per verificare regolarmente la presenza di approvazioni e articoli che necessitano della tua attenzione invece di reagire alle loro esigenze in tempo reale.
- Consolida gli strumenti di collaborazione e comunicazione del progetto nel tuo team. Ad esempio, una fase di approvazione potrebbe andare persa all'interno della catena di posta elettronica. Strumenti come Teamwork aiutano a tenere traccia delle notifiche e dei messaggi in un unico sistema.
Un comitato Kanban con una carica pubblica offre il senso di responsabilità e trasparenza tanto necessario. Ciò mantiene i progetti in movimento. Le approvazioni pubbliche eliminano domande come cosa c'è dopo o per chi è questo nel tuo team.
Definire chiaramente i decisori e ridurre al minimo i ruoli ridondanti
Riprendendo il punto precedente, dovresti capire che i team di un’azienda possono anche contribuire al loro caos avendo troppi cuochi nella cucina del processo decisionale. Ad esempio, cosa dovrebbe superare un manager? Ci sono casi in cui più individui con ruoli simili possono timbrare un progetto affinché possa procedere?
Inoltre, ciò che può essere considerato un'approvazione o una decisione varia a seconda dei progetti e delle attività. C'è un'enorme differenza tra un pollice in su nella chat del tuo team e una revisione approfondita che richiede feedback e note. È fondamentale distinguere tra quanto sopra per motivi di tempestività. Trovare un equilibrio potrebbe richiedere ai manager e ai vertici di scendere a compromessi.
Tuttavia, potrebbero esserci opportunità per dare potere ai dipendenti junior di approvare il processo e garantire che le cose mantengano le cose in movimento. In ogni caso, definire i decisori è vitale per l'ottimizzazione del flusso di lavoro e rappresenta uno strumento come il lavoro di squadra può indicare la persona responsabile di qualsiasi parte del progetto.
Automatizza i tuoi flussi di lavoro
Al giorno d'oggi, tutto è in fase di automazione e i tuoi flussi di lavoro non dovrebbero essere lasciati indietro. Tuttavia, non dovresti essere costretto ad automatizzare ogni processo di collegamento di tutti i flussi di lavoro. Detto questo, ci sono molte opportunità semplici e realizzabili per l'automazione che funzionano in tandem con l'ottimizzazione del flusso di lavoro che include.
- Allinea e collega le applicazioni interne della tua azienda per un trasferimento continuo di file, accesso a unità condivise e molto altro su un'applicazione di comunicazione centralizzata.
- Attenendosi a un'unica fonte di verità ogni volta che si monitorano risorse, obiettivi e inventario. Ciò riduce al minimo l'andirivieni garantendo allo stesso tempo che il tuo team abbia sempre a che fare con le "informazioni corrette".
- Allinea gli aggiornamenti e le notifiche per quanto sopra.
Visualizza i tuoi flussi di lavoro
Prima di mettere in pratica i flussi di lavoro, assicurati di farlo visualizzarli. Ciò semplifica la mappatura dei passaggi essenziali e la scoperta delle opportunità per collegare insieme i flussi di lavoro. Puoi utilizzare applicazioni di terze parti come Lucidchart per creare e mappare i flussi di lavoro dei clienti.
Al di là della mappatura vera e propria, dovresti considerare come gestire un flusso di lavoro dedicato lo strumento può rendere i tuoi flussi di lavoro più visivi. Ad esempio, utilizzando la visualizzazione tabella di Teamwork, i lavoratori ottengono una visione chiara e codificata a colori, che li aiuta a comprendere l'avanzamento, lo stato e la priorità del progetto. Questo è il luogo perfetto per documentare i tuoi flussi di lavoro senza troppe registrazioni manuali.
Rivaluta regolarmente i tuoi flussi di lavoro e identifica potenziali interruzioni
Nell'ambito dell'analisi del flusso di lavoro, fai attenzione ai problemi che potrebbero potenzialmente interrompere i tuoi processi. Questi includono.
- Modifiche alle applicazioni e agli strumenti vitali per i flussi di lavoro di un'azienda. Questo potrà essere aggiornato all'attuale applicazione di un nuovo strumento proposto dal management.
- I cambiamenti improvvisi del personale includono budget ridotti per uno strumento utilizzato dal tuo team o nuovi ruoli.
- I lavoratori non si documentano o non si attengono ai propri processi in base al flusso di lavoro. Questo potrebbe essere un problema a livello personale o un problema più importante come uno scarso onboarding.
Prevedere i punti di cui sopra significa avere il polso delle persone e delle decisioni relative ai flussi di lavoro della tua azienda. Tuttavia, si tratta anche di rivalutare regolarmente i flussi di lavoro per garantire che le interruzioni non si ripetano. Dalle conversioni di prima mano con i tuoi colleghi ai KPI, puoi essere in grado di determinare se i tuoi sforzi stanno dando i loro frutti.
Pensiero finale
Meno stress, idee migliori e maggiore produttività sono ciò che un processo di ottimizzazione del flusso di lavoro ti aiuta a ottenere. Attraverso l'ottimizzazione del flusso di lavoro, puoi ottenere molto e superare molti colli di bottiglia. Fortunatamente, ci sono molte strategie e strumenti per affrontare questo problema, come descritto sopra.
Come rendere efficace la pianificazione aziendaleQuesti strumenti ti aiutano a ottenere una comunicazione fluida, indipendentemente da quanto complicato o semplice sia il processo.
